Controlling-Kategorien richtig verwenden

Zweck

Die Controlling-Kategorie verbindet die kaufmännische Planung einer Position mit der Ressourcenplanung der zugehörigen Projektbeteiligungen. Sie bestimmt, in welcher fachlichen Zeile Synapcus Budgets, Planstunden, Ist-Aufwand und Vorausschau zusammenführt.

Das Zuordnungsprinzip

Abgrenzung zu Rolle, Funktion und Katalogleistung

Voreinstellung aus dem Katalog

Im Produkt- und Leistungskatalog kann eine Leistung mit einer Standardrolle, einer Standardfunktion und einer Controlling-Kategorie gepflegt werden. Wird diese Katalogleistung für eine Projektbeteiligung ausgewählt, übernimmt Synapcus diese Werte als Voreinstellung. Bei einer konkreten Person können zusätzlich Werte aus der zum Beteiligungsbeginn gültigen Anstellung einfließen.

Die Voreinstellung reduziert Erfassungsfehler, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung im Projekt. Maßgeblich ist, welche Leistung die Person in dieser Beteiligung tatsächlich erbringt.

Beispiel: Die Katalogleistung „Architekt Senior“ ist standardmäßig der Kategorie „Planung“ zugeordnet. Wird dieselbe Person für eine Aufgabe im Projektmanagement eingesetzt, muss für diese Beteiligung die fachlich passende Kategorie gewählt werden.

So ordnen Sie eine Beteiligung richtig zu

1. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zum Reiter Personen.

2. Öffnen Sie die gewünschte Beteiligung oder legen Sie eine neue Beteiligung an.

3. Wählen Sie bei Bedarf über die Auswahlschaltfläche eine Katalogleistung. Rolle/Gewerk, Funktion und weitere Vorgaben werden vorbelegt.

4. Prüfen Sie im Feld Controllingkategorie, ob die Zuordnung zur tatsächlich bearbeiteten Position passt.

5. Kontrollieren Sie Zeitraum, Eingabemodus und Stundenplanung und speichern Sie die Beteiligung.

Bei internen Beteiligungen ist die Controlling-Kategorie erforderlich. Externe Beteiligungen können je nach Erfassungsfall ohne eigene Kategorie geführt werden; die kaufmännische Zuordnung der externen Leistung erfolgt weiterhin über die betreffende Position.

Wo die Kategorie ausgewertet wird

Die Kategorien werden zentral konfiguriert und stehen in den Auswahlfeldern von Positionen und Beteiligungen zur Verfügung. Die konkrete Liste kann je Installation abweichen. Typische Beispiele sind Planung, Design, Tragwerksplanung, Infrastruktur, Baumanagement, Projektmanagement, Projektcontrolling, Ausschreibung und Vergabe, externe Leistungen oder Verwaltung.

Im Projekt-Controlling verwendet Synapcus die Kategorie unter anderem für:

• Vorkalkulation: geplante Stunden, gewichteter Stundensatz, Plankosten, Budget und Planabweichung,

• Sollvorgabe: Zuordnung von Positionen und geplanten Stunden,

• Zwischenkalkulation: Honorar, Budget, Leistungsstand, anteiliges Budget, Ist-Aufwand und aktuelle Abweichung,

• Vorausschau: Budget, Ist-Aufwand, erwarteter zukünftiger Aufwand und prognostizierte Endabweichung.

Klare Beispiele

Generalplaner: Objektplanung

Die Position „Objektplanung LPH 5“ hat ein internes Budget von 120.000 € und die Controlling-Kategorie Planung. Zwei Architektinnen sind mit zusammen 1.400 Planstunden beteiligt und ebenfalls der Kategorie Planung zugeordnet. Damit erscheinen Budget, geplante Personalkosten, gebuchte Arbeitskosten und Vorausschau gemeinsam in der Zeile „Planung“.

Aha-Effekt: Die Funktion „Senior-Architektin“ beschreibt, was die Person tut. Die Kategorie „Planung“ bestimmt, wo ihre Kosten mit dem Budget verglichen werden.

Generalplaner: getrennte Fachdisziplinen

Die Positionen „Objektplanung“, „Tragwerksplanung“ und „TGA-Koordination“ werden getrennten Kategorien zugeordnet. Die Beteiligungen der jeweiligen Fachplaner erhalten dieselben Kategorien wie die Leistungen, für die sie eingesetzt werden. So erkennt die Projektleitung, ob beispielsweise die Tragwerksplanung wirtschaftlich ist, auch wenn das Gesamtprojekt noch innerhalb des Budgets liegt.

Generalunternehmer: Bauleitung und Vergabe

Die Position „Bauleitung Rohbau“ und die beteiligten Bauleiter werden der Kategorie Baumanagement zugeordnet. Die Position „Vergabe Ausbaugewerke“ und die dafür eingeplante Einkäuferin werden dagegen unter Ausschreibung und Vergabe geführt. Dadurch bleiben Baustellensteuerung und Beschaffung wirtschaftlich getrennt auswertbar.

Fehlzuordnung mit irreführendem Ergebnis

Eine Position „Tragwerksplanung“ besitzt 80.000 € Budget in der Kategorie Tragwerksplanung. Der beteiligte Ingenieur wird versehentlich der Kategorie Planung zugeordnet. Die Folge:

• „Tragwerksplanung“ zeigt Budget, aber zu wenig geplanten und erwarteten Personalaufwand.

• „Planung“ zeigt Personalaufwand, aber kein dazugehöriges Budget.

• Die Summe des Projekts kann weiterhin stimmig aussehen; die Steuerung nach Fachdisziplin ist jedoch falsch.

Welche Kategorie ist richtig?

1. Beginnen Sie bei der beauftragten Position: Welcher fachliche Leistungs- oder Kostenblock soll gesteuert werden?

2. Ordnen Sie interne Beteiligungen nach der tatsächlich erbrachten Projektleistung zu – nicht allein nach Berufsbezeichnung oder Stammabteilung.

3. Verwenden Sie dieselbe Kategorie für Position und Beteiligung, wenn Aufwand und Budget unmittelbar miteinander verglichen werden sollen.

4. Nutzen Sie getrennte Kategorien nur, wenn eine getrennte wirtschaftliche Steuerung beabsichtigt ist.

Verwandte Seiten

• Projekt Controlling

• Controllingblatt – Projektebene

• Projektbeteiligungen im Reiter Personen

• Produkt- und Leistungskatalog

• Position (Leistung)