Das Dokument
Der Begriff "Dokument" bezieht sich oft auf einem papiergebundenen Schriftgut. Digital gesprochen, ein Dokument ist die digitalisierte, im System erstelle oder gescannte Form dessen.
In Synapcus der Begriff "Dokument" benennt sowohl die hochgeladene Dokumentendatei (z.B. PDF, oder Word, Excel Dateien), als auch die vom System generierten Datenbündelungen (z.B. ein Synapcus-Report, ein Angebot). Dazu bezeichnet man in Synapcus als Dokumente auch die Links zu anderen Clouds (wie z.B. Microsoft Office 365 oder Autodesk BIM 360). Diese Dokumente befinden sich logisch auch in Synapcus (in Projekte, Ordenr etc.), physikalisch sind sie aber auf anderen Cloud-Locations gespeichert.
Ablage und Struktur
Die Dokumente können in frei definierten Ordner strukturiert werden. Dazu kommt die implizite Verbindung eines Dokumentes zu:
Autor (z.B. "Anton Müller")
Bearbeiter (z.B. "Mary" und "Jahn" die am Dokument arbeiten)
Prozess (z.B. "Projekt 20003")
Position (z.B. "Arbeitspaket 1.3")
In Synapcus alle Ordner, Unterordner und die Dokumente können in einer Listen- oder Kacheldarstellung angezeigt werden.
Statis eines Dokumentes
Um den Bearbeitungsstand eines Dokumentes zu überwachen, benutzt man Statis. So wird i.d.R. ein Dokument dieses Zyklus folgen:
Konzept
freigegeben
ungültig
Das Löschen von Dokumenten und deren Wiederherstellung
Es können keine Dokumente aus dem Synapcus-System gelöscht werden. Ausnahmen sind Dokumente im geplanten Status, die vom Ersteller gelöscht werden können.
Nur der Administrator hat Zugriff auf den System-Papierkorb, aus dem z.B. versehentlich gelöschte Dokumente wiederhergestellt werden können.
Versionierung
Die Synapcus Dokumente können versioniert werden. Dabei werden automatisiert inkrementelle Versionsnummer vergeben (1, 2, 3 usw.). Eine neue Version setzt automatisch die alte Version im Status "ungültig". Alle älteren Versionen eine Dokumentes können unter der Lasche "Versionen" angezeigt werden.
Berechtigungen
Die in Synapcus generierte oder hochgeladene Dokumente unterliegen der Synapcus-Rechtestruktur.
Dabei kann der Autor schon beim Hochladen bestimmen wer das Dokument sehen und/oder bearbeiten darf. Folgende Möglichketen stehen zur Verfügung:
Alle, die Inhalte sind öffentlich
Alle Beteiligte eines Prozessen (Projekt, Opportunität etc.)
Nur die Empfänger die in diesem Dokument eingetragen sind (eine Eingabe-Liste wird angezeigt)
Nur der Absender selbst (das Dokument ist privat)
Der Systemadministrator kann auch die privaten Dokumente sichten und bearbeiten. Allerdings werden alle Aktionen in der Historiendatenbank protokolliert.
Stichworte / Tags
Dokumente können mittels systemweiten Stichworte gestempelt werden. Dies dient einer nicht strukturierten Ablage und Wiederfinden eines Dokumentes. Die Stichworte können frei vergeben werden. Allerdings wird empfohlen schon definierte Stichworte, falls passend zu verwenden.
Aktivitäten zum Dokument
Das Dokument kann auch als Bearbeitungskontext für die Erstellung und Bearbeitung von Aktivitäten dienen.
Die für die Dokumentbearbeitung benötigten Aktivitäten werden unter der Lasche "Aktivitäten" erstellt und bearbeitet. Für spezielle Dokumenten die mit den integrierten Autodesk Forge 3D-Viewer visualisierbar sind, werden alle im 3D-Modell erstellten Aktivitäten hier dargestellt.