Ziel: Der Reiter Personen zeigt alle Projektbeteiligungen als prüfbare Liste.
Aufrufen und Filter
Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zu Personen. Oberhalb der Liste stehen – abhängig von Konfiguration und Berechtigung – folgende Filter zur Verfügung:
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aktuelle / alle: begrenzt die Anzeige auf aktuelle Beteiligungen oder zeigt auch vergangene und zukünftige Datensätze.
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interne / externe / alle Firmen: filtert nach Lieferart beziehungsweise Organisation.
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alle Zugriffe / mit Zugriff / ohne Zugriff: berücksichtigt bei aktivem Dokumentenmanagement den Projektzugriff.
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Kategorie: filtert nach Controlling-Kategorie.
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Suche: grenzt die Liste nach Name oder weiteren sichtbaren Angaben ein.
Was zeigt eine Zeile?
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Bereich |
Bedeutung |
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Person |
Avatar, Name, Firma sowie gegebenenfalls Rolle, Funktion und organisatorische Angaben. |
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Stunden |
Stundenkontingent, gegebenenfalls Vorausschau und darunter die farbig bewertete übrige Planung. |
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Intervall |
Start- und Enddatum sowie ein Balken, der die Beteiligung relativ zum Projektzeitraum positioniert. |
Stundenanzeige richtig lesen
Erste Zahl: Stundenkontingent
Die erste Zahl ist perprj_load_hrs: die für die gesamte Beteiligung geplante Stundenzahl. Sie entsteht – abhängig vom Eingabemodus – aus Auslastungsprozent, Gesamtstunden oder durchschnittlichen Stunden pro Arbeitstag.
Zweite Zahl nach dem Trennstrich: Vorausschau
Ist eine positive Vorausschau vorhanden, erscheint sie nach einem senkrechten Trennstrich. Beispiel: 100,00 | 23,55 bedeutet 100,00 Stunden Gesamtkontingent und 23,55 berechnete zukünftige Planstunden.
Farbiges Feld: übrige Planung
Unter den Zahlen bewertet Synapcus den Verbrauch des Stundenkontingents:
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Darstellung |
Formel |
Bedeutung |
|---|---|---|
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noch … Std. |
Stundenkontingent − Ist-Stunden > 0 |
Es sind noch ungeverbrauchte Planstunden vorhanden. |
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über … Std. |
Stundenkontingent − Ist-Stunden < 0 |
Die gebuchten Ist-Stunden überschreiten das Kontingent. |
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keine farbige Angabe |
Differenz = 0 |
Das Kontingent ist genau verbraucht oder es besteht kein auszuweisender Rest. |
Wichtig: „Übrige Planung“ ist das Stundenkontingent minus bereits gebuchte Ist-Stunden. „Vorausschau“ ist die ab heute bis zum Beteiligungsende berechnete zukünftige Planung. Deshalb können beide Werte gleichzeitig unterschiedlich sein und unterschiedliche Signale zeigen.
Vorausschau und übrige Planung: klare Abgrenzung
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Vorausschau |
Übrige Planung |
|---|---|---|
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Frage |
Wie viele Planstunden liegen ab heute noch in der Zukunft? |
Wie viele Stunden des Kontingents sind nach Abzug der Ist-Stunden noch übrig? |
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Zeitraum |
Heute beziehungsweise Beteiligungsbeginn bis Beteiligungsende. |
Gesamte Beteiligung; unabhängig davon, wann die verbleibenden Stunden zeitlich liegen. |
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Grundlage |
Beteiligungsdaten, gültige Anstellung, Arbeitszeitprofil, Arbeitstage und Eingabemodus. |
Stundenkontingent minus kontierte Ist-Zeit. |
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Vergangene Beteiligung |
0 Stunden. |
Kann weiterhin positiv, 0 oder negativ sein. |
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Controlling |
Kann mit dem internen Stundensatz in zukünftige Kosten übersetzt werden. |
Zeigt Kontingentverbrauch, ist aber nicht automatisch eine zeitliche Kostenprognose. |
Nicht gleichsetzen: Eine rote Überschreitung bedeutet nicht, dass keine zukünftige Arbeit mehr geplant ist. Ebenso garantiert ein grüner Rest nicht, dass diese Stunden im verbleibenden Zeitraum realistisch eingeplant sind.
Aha: Rot und eine positive Vorausschau widersprechen sich nicht: Rot bewertet bereits verbrauchte Stunden, die Vorausschau blickt ausschließlich auf die noch kommende Zeit.
Zahlenbeispiele
Kontingent überschritten, aber weitere Arbeit geplant
Kontingent: 258,00 Std.; Ist: 309,50 Std.; Vorausschau: 8,00 Std.
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Übrige Planung = 258,00 − 309,50 = −51,50 Std.
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Anzeige: 258,00 | 8,00 und rot über 51,50 Std.
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Interpretation: Das Kontingent ist bereits überschritten, trotzdem sind bis zum Beteiligungsende noch 8,00 Stunden eingeplant.
Restkontingent und Vorausschau unterscheiden sich
Kontingent: 100,00 Std.; Ist: 72,50 Std.; Vorausschau: 23,55 Std.
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Übrige Planung = 27,50 Std.
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Anzeige: 100,00 | 23,55 und grün noch 27,50 Std.
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Interpretation: 27,50 Stunden sind rechnerisch noch nicht verbraucht, zeitlich liegen aber nur 23,55 Stunden in der Zukunftsplanung.
Wie wird die Vorausschau berechnet?
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Beginn ist heute; startet die Beteiligung erst später, gilt der Beteiligungsbeginn.
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Ende ist das Beteiligungsende. Ist dieses bereits vergangen, beträgt die Vorausschau 0.
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Synapcus berücksichtigt Arbeitstage und das zur gültigen Anstellung gehörende Wochenprofil.
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Beim prozentualen beziehungsweise stundenbasierten Modus werden die durchschnittlichen Tagesstunden und der Auslastungswert verwendet.
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Beim Modus „Stundendurchschnitt“ werden Arbeitstage mit dem geplanten Tagesdurchschnitt multipliziert.
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Fehlt eine für den Zeitraum verwendbare Anstellung, kann die Vorausschau 0 ergeben.
Nach Änderungen Beteiligung speichern und die Ansicht aktualisieren, damit die berechneten Felder neu vorliegen.
Intervallanzeige
Rechts zeigt Synapcus Start und Ende der Beteiligung. Der Balken stellt Lage und Länge relativ zum Projektzeitraum dar. So werden verspätete Einstiege, frühe Enden und parallele Beteiligungen schnell sichtbar. Für Detailänderungen öffnen Sie die Beteiligung.
Praxisbeispiele
Generalplaner
Eine Architektin hat ein Kontingent für die Ausführungsplanung. Der grüne Rest beantwortet, wie viel davon noch nicht kontiert wurde. Die Vorausschau zeigt dagegen, wie viele Stunden anhand des verbleibenden Zeitraums noch bevorstehen. Für die Leistungsphasenkoordination werden beide Werte gemeinsam beurteilt.
Generalunternehmer
Ein Bauleiter überschreitet sein ursprüngliches Kontingent, weil sich die Bauzeit verlängert. Die rote Anzeige macht den Verbrauch sichtbar; die Vorausschau weist zusätzliche Stunden bis zum neuen Beteiligungsende aus. Das Controlling kann daraus zusätzliche interne Kosten ableiten.
Prüfschritte bei unplausiblen Werten
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Beteiligungsbeginn und -ende prüfen.
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Eingabemodus, Prozent, Stundenkontingent und Tagesdurchschnitt prüfen.
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Gültige Anstellung und Arbeitszeitprofil kontrollieren.
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Ist-Zeitbuchungen und Zuordnung zur richtigen Beteiligung prüfen.
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Beteiligung speichern und Ansicht aktualisieren.
Controlling-Kategorie der Beteiligung
Die Controlling-Kategorie legt fest, in welcher fachlichen Zeile Planstunden, Ist-Arbeitskosten und Vorausschau dieser Beteiligung im Projekt-Controlling erscheinen. Sie ist nicht mit Rolle/Gewerk oder Funktion gleichzusetzen.
Wichtig: Ordnen Sie die Beteiligung grundsätzlich derselben Kategorie wie der Position zu, deren Leistung die Person bearbeitet. Nur dann werden Budget und Personalaufwand direkt miteinander verglichen.
Beispiel: Eine Bauleiterin arbeitet auf der Position „Bauleitung Rohbau“. Position und Beteiligung erhalten die Kategorie „Baumanagement“; ihre Plan- und Ist-Kosten werden damit dem Budget dieses Steuerungsbereichs gegenübergestellt.
Die Auswahl einer Katalogleistung kann Rolle, Funktion und Kategorie vorbelegen. Prüfen Sie die Werte dennoch anhand der konkreten Aufgabe im Projekt.