Synapcus Finanzen

Das Synapcus Financial Module (Synapcus:FI) unterstützt den gesamten Geschäftszyklus von der Akquisition bis zur Auftragsabwicklung, von Kundenaufträgen und Subunternehmerbestellungen über Honorar- und Zahlungspläne bis zur Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Forderungsverwaltung. Es ermöglicht auch die Verwaltung von Anlagevermögen, Gehaltsabrechnungen und Restbeträgen, sowie die Überwachung von Projektbudgets und finanziellen Kennzahlen.

Das Synapcus:FI Modul greift auf Daten sowohl aus Synapcus:CRM als auch aus Projekten zu und nutzt diese Informationen, um den finanziellen Aspekt des Geschäftsbetriebs umfassend zu unterstützen. 

Honorarplan

Die Synapcus Honorarplanung bietet eine Möglichkeit, die beauftragten Leistungen oder Honorare in zeitlichen Intervallen zu strukturieren und die damit verbundenen Honorare monatlich aufzuteilen. Dies ermöglicht eine bessere Planung und Überwachung der geplanten Einnahmen im Vergleich zu den monatlichen Fixkosten, sei es für Mitarbeiter- oder andere Ressourcen.

Zahlungsplan

Die Synapcus Zahlungsplanung ermöglicht die Strukturierung und Festlegung der zeitlichen Abfolge von Rechnungsstellungen an Debitoren (Auftraggeber). Diese Planung umfasst Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen sowie einfache Einzelrechnungen, die zu definierten Zeitpunkten erstellt werden. Der Zahlungsplan ist ein wesentlicher Bestandteil der Liquiditätsplanung, da er eine effiziente Überwachung der Einnahmeflüsse ermöglicht und eine transparente Abstimmung mit den vertraglich vereinbarten Zahlungsbedingungen sicherstellt.

Kostenplan

Die Synapcus Kostenplanung ermöglicht die strukturierte Erfassung und zeitliche Organisation aller projektbezogenen Ausgaben, einschließlich Rechnungen von Lieferanten (Kreditoren) und internen Kosten. Ein besonderer Fokus liegt hierbei auf den Arbeitskosten der Mitarbeitenden, die im Projekt anfallen. Der Kostenplan berücksichtigt sowohl Abschlags- als auch Schlussrechnungen und erfasst diese in einer „von unten nach oben“-Struktur, wodurch eine detaillierte Nachverfolgbarkeit der Kosten gewährleistet wird.

Der Kostenplan dient nicht nur der besseren Planung und Überwachung der projektbezogenen Ausgaben, sondern ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Liquiditätsplanung. Er sorgt dafür, dass Ausgaben und verfügbare Mittel optimal abgestimmt werden, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und eine transparente Kostenkontrolle im Projekt zu ermöglichen.

Debitorenrechnung 

Eine Debitorenrechnung ist eine Rechnung, die an den Auftraggeber (Debitor) eines Projektes gestellt wird. Sie kann in verschiedenen Formen auftreten:

• Einzelrechnung: Eine einmalige Rechnung über eine erbrachte Leistung oder Lieferung.

• Abschlagsrechnung: Eine Teilrechnung, die vor Abschluss des gesamten Projekts gestellt wird, um bereits erbrachte Leistungen anteilig abzurechnen.

• Schlussrechnung: Die abschließende Rechnung, die alle erbrachten Leistungen eines Projekts vollständig zusammenfasst und verbleibende Beträge abrechnet.

Debitorenrechnungen sind integraler Bestandteil des Zahlungsplanes, der die zeitliche Abfolge und Struktur der Rechnungsstellung definiert. Sie ermöglichen eine transparente und planmäßige Abrechnung der erbrachten Leistungen und tragen zur Überwachung der Einnahmen im Projekt bei.

Kreditorenrechnung

Eine Kreditorenrechnung ist eine Rechnung, die von Lieferanten, Subunternehmen oder Dienstleistern (Kreditoren) für erbrachte Leistungen oder Lieferungen gestellt wird. Sie kann in verschiedenen Formen auftreten:

• Einzelrechnung: Eine einmalige Rechnung für eine spezifische Leistung oder Lieferung.

• Abschlagsrechnung: Eine Teilrechnung, die vor Abschluss des gesamten Projekts gestellt wird, um bereits erbrachte Leistungen anteilig abzurechnen.

• Schlussrechnung: Die abschließende Rechnung, die alle erbrachten Leistungen oder Lieferungen eines Projekts vollständig zusammenfasst und verbleibende Beträge abrechnet.

Kreditorenrechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Kostenplanes, der die zeitliche Abfolge und Struktur der projektrelevanten Ausgaben definiert. Sie ermöglichen eine transparente und planmäßige Überwachung der projektbezogenen Kosten und tragen zur effizienten Steuerung des finanziellen Projektbudgets bei.

Mahnungswesen

Das Mahnwesen ist ein zentraler Bestandteil des Zahlungsmanagements und befasst sich mit der Überwachung offener Zahlungen sowie der systematischen Nachverfolgung von Zahlungsverzögerungen. Es dient dazu, Zahlungsausfälle zu vermeiden und die Liquidität des Unternehmens zu sichern.

Das Mahnwesen umfasst:

1. Überwachung offener Posten:

   • Identifikation unbezahlter Rechnungen durch regelmäßige Abgleiche.

   • Verfolgung von Fälligkeiten für Debitoren- und Kreditorenrechnungen.

2. Mahnungsstufen:

   • Erinnerung: Freundliche Benachrichtigung an den Schuldner über die fällige Zahlung.

   • 1. Mahnstufe: Hinweis auf Zahlungsverzug mit Fristsetzung.

   • 2. Mahnstufe: Deutlichere Aufforderung zur Zahlung, oft mit Hinweis auf mögliche rechtliche Schritte.

   • Letzte Mahnung: Finale Aufforderung zur Zahlung vor Einleitung rechtlicher Schritte oder Inkasso.

3. Automatisierte Alarme und Benachrichtigungen:

   • Einrichtung von Alarmen, die bei Erreichen bestimmter Mahnstufen ausgelöst werden.

   • Individuelle Eskalationsstufen je nach Projekt, Kunde oder Lieferant.

4. Zusätzliche Funktionen:

   • Generierung von Mahngebühren und Zinsen, wenn zulässig.

   • Dokumentation aller Mahnungen für rechtliche Absicherung und Nachvollziehbarkeit.

Das Mahnwesen ist eng mit dem Zahlungsplan und dem Kostenplan verknüpft und unterstützt durch automatische Prozesse, wie z. B. Erinnerungs-E-Mails oder Systemalarme, eine effiziente Handhabung von Zahlungsverzögerungen. Es trägt wesentlich zur Sicherung der finanziellen Stabilität und zur professionellen Kunden- und Lieferantenkommunikation bei.

Finanzen Controlling (Reporting)

Das Finanzen Controlling ist ein übergeordnetes Modul innerhalb des Finanzmanagements, das die Überwachung, Analyse und Steuerung der finanziellen Prozesse eines Unternehmens unterstützt. Es bietet umfassende Reporting-Funktionen, die sowohl automatisch als auch manuell erstellt werden können, um eine transparente und fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Funktionen und Merkmale:

1. Automatische Reports:

   • Regelmäßige Erstellung und Bereitstellung von Finanzberichten zu festgelegten Zeitpunkten.

   • Anpassbare Berichtsvorlagen für wiederkehrende Analysen.

   • Versand von Berichten an definierte Empfängergruppen (z. B. Management, Projektleiter).

2. Manuelle Reports:

   • Möglichkeit, Berichte individuell zu erstellen, angepasst an aktuelle Anforderungen oder spezielle Fragestellungen.

   • Flexibler Zugriff auf Echtzeitdaten und historische Werte für Ad-hoc-Analysen.

3. Berichtsparameter:

   • Einnahmen und Ausgaben: Vergleich von geplanten und tatsächlichen Werten.

   • Projektbezogene Finanzen: Analyse der Rentabilität einzelner Projekte.

   • Liquiditätsstatus: Überwachung der verfügbaren Mittel und zukünftiger Zahlungsströme.

   • Kreditoren- und Debitorenmanagement: Überblick über offene Posten, Zahlungsziele und Mahnstände.

   • Kostenstrukturen: Detaillierte Analyse interner und externer Kosten, inklusive Arbeitskosten.

4. Visualisierung und Interpretation:

   • Grafische Aufbereitung der Daten (z. B. Diagramme, Tabellen, Dashboards).

   • Kennzahlen- und KPI-Tracking zur schnellen Bewertung finanzieller Leistung.

5. Integration mit anderen Modulen:

   • Nahtlose Verknüpfung mit Zahlungs- und Kostenplänen, Mahnwesen und Projektmanagement.

   • Konsolidierte Berichte, die Daten aus verschiedenen Bereichen zusammenführen.

6. Erweiterte Reporting-Optionen:

   • Synapcus Standardreports: Eine Vielzahl an Basisreports wird direkt in Synapcus bereitgestellt.

   • Individuelle Berichte: Über Synapcus oder kundenspezifische Vorlagen in Power BI lassen sich weitere individuelle Reports erstellen.

   • Datenexport: Möglichkeit, Finanzdaten an externe Tools zur weiterführenden Analyse zu übergeben.

Das Finanzen Controlling ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und Analyse der finanziellen Performance des Unternehmens. Durch automatisierte Prozesse, flexible manuelle Eingriffe und erweiterte Reporting-Möglichkeiten wird eine fundierte Entscheidungsfindung unterstützt, die sowohl strategische als auch operative Ziele fördert. Dieses Modul trägt wesentlich zur Effizienz und Transparenz des Finanzmanagements bei.