Zahlplan

Das Synapcus-Zahlplan ist ein essenzielles Werkzeug innerhalb der Synapcus-Software, das Unternehmen dabei unterstützt, die finanzielle Planung und die Rechnungstellung strukturiert und effizient zu verwalten. Er bildet die Grundlage für die Nachverfolgung von Zahlungsfristen und gewährleistet eine transparente Abrechnung von Projekten.

Was ist ein Zahlplan?

Ein Zahlplan ist eine detaillierte Übersicht über geplante Zahlungsflüsse eines Projekts. Er legt fest, wann und in welcher Höhe Zahlungen von Kunden erwartet werden und basiert auf vereinbarten Meilensteinen, erbrachten Leistungen oder individuellen Vertragskonditionen.

Zahlplan Prozess in Synapcus

Der Prozess zur Erstellung eines Zahlplans in Synapcus ist eng in den Projekt- und Abrechnungszyklus integriert:

Opportunität/Projekt → Auftrag / Beauftragung → Honorarplan → Zahlplan generieren

Projekt Opportunität: Startpunkt des Prozesses, in dem alle relevanten Projektdetails und Rahmenbedingungen definiert werden. Während der Akquisitionsphase werden potenzielle Kunden und Projekte erfasst, und erste Angebote sowie Honorarvorstellungen werden erstellt.
Auftrag / Beauftragung: Nach erfolgreichem Abschluss der Verhandlungen wird der Auftrag erteilt und alle vertraglichen Konditionen fixiert.
Honorarplan: Basierend auf den vertraglichen Vereinbarungen wird der Honorarplan erstellt, der die Grundlage für die Abrechnung bildet.
Zahlplan generieren: Auf Basis des Honorarplans wird der Zahlplan erstellt. Dieser definiert die Zahlungsfristen und -beträge, die Kunden zu leisten

Ein gut strukturierter Zahlplan ermöglicht es Unternehmen, ihre Einnahmen besser zu prognostizieren und sicherzustellen, dass Zahlungen termingerecht erfolgen. Insbesondere in projektbasierten Unternehmen ist der Zahlplan ein unverzichtbares Werkzeug, um finanzielle Stabilität und effiziente Projektabwicklung zu gewährleisten.

Mit Synapcus können Unternehmen ihren Zahlplan nahtlos in den Projektzyklus integrieren, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit und Transparenz der Finanzplanung erheblich verbessert.

Hinweis:

Voraussetzungen für die Zahlplanerstellung:

Opportunitätsstatus: Ein Zahlplan kann nur erstellt werden, wenn die Opportunität eine Mindestwahrscheinlichkeit von 90% aufweist. Dadurch wird sichergestellt, dass der Zahlplan nur für Projekte verwendet wird, deren Abschluss nahezu sicher ist.
Verknüpfung mit Beauftragung: Die Zahlplanerstellung erfolgt im Kontext der jeweiligen Beauftragung bzw. des Auftrags. Dies bedeutet, dass ein Auftrag oder eine Beauftragung bereits angelegt sein muss, bevor ein Zahlplan erstellt werden kann.

Wie erstellt man ein Zahlplan in Synapcus?

Diese Schritte führen Sie durch den Prozess, einen Zahlplan für den gewünschten Monat in Synapcus zu generieren.

Um einen Zahlplan in der Synapcus-Software zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Gehen Sie zum Auftrags-/Beauftragungsdokument, für den ein Zahlplan generiert werden soll. Sie finden die Beauftragung im kaufmännischen Teil des Projekts (die Opportunität) unter dem Reiter "Dokumente".
Wählen Sie den Reiter "Honorarplan" aus und klicken Sie auf "Bearbeiten", um das Dokument zu öffnen.
Navigieren Sie zu dem Monat, für den der Zahlplan generiert werden soll, und wählen Sie das entsprechende Honorarblatt aus.
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Zahlplan generieren". Es wird für den gewählten Monat ein Zahlplan erstellt, der alle ungeplanten Honorare/Beträge aus den Honorarblättern bis zu diesem Datum summiert.
Zum Abschluss können Sie Ihre Änderungen speichern oder den Vorgang abbrechen.

Aktualisierung, Ergänzung, Änderung oder Löschung von Zahlplänen in Synapcus

Aktualisierung von Zahlplänen:

Wenn sich Änderungen an den zugeordneten Honoraren ergeben, müssen die bereits erstellten Honorarblätter durch den Button „Aktualisieren“ auf den neuesten Stand gebracht werden.
Dies stellt sicher, dass der Zahlplan die aktualisierten Informationen korrekt widerspiegelt, einschließlich neuer Beträge oder Fälligkeiten.

Hinzufügen zusätzlicher Leistungen:

Sollten zusätzlich beauftragte Leistungen nachträglich einem Projekt hinzugefügt werden, können diese:
- Einer bestehenden Honorarstufe zugeordnet werden, oder
- In einer neuen Honorarstufe definiert werden, falls eine separate Struktur benötigt wird.
Nach der Zuordnung der neuen Leistungen muss der Zahlplan durch Aktualisierung des Honorars entsprechend angepasst werden.

Änderung bestehender Zahlpläne:

Änderungen an bestehenden Zahlplänen können vorgenommen werden, indem die zugehörigen Honorarstufen im Honorarplan bearbeitet werden.
Nach Abschluss der Bearbeitung ist es wichtig, die Änderungen durch Aktualisieren des Zahlplans zu übernehmen.

Löschen von Zahlplänen:

Um einen Zahlplan zu löschen, entfernen Sie die zugeordneten Einträge aus dem Zahlplan, auf dem der Zahlplan basiert.
Nach dem Entfernen wird der Zahlplan automatisch bereinigt.

Wichtige Hinweise:

Zahlpläne und Honorarpläne sind eng miteinander verknüpft. Änderungen im Honorarplan wirken sich direkt auf die Zahlpläne aus.
Änderungen oder Ergänzungen sollten nur von autorisierten Benutzern vorgenommen werden, um die Konsistenz und Nachverfolgbarkeit der Daten sicherzustellen.
Eine regelmäßige Prüfung der Zahlpläne hilft, potenzielle Inkonsistenzen zu vermeiden und gewährleistet eine präzise Finanzplanung.

Zahlpläne löschen

Die Honorarblätter werden unter Honorarstufe gelöscht durch die Abkürzung des Intervalls
Honorarblätter in der Mitte einer Stufe (monatlich) können nicht gelöscht werden
Honorarblätter die als einzeln erstellt wurden , können gelöscht werden

Nutzen eines Zahlplans für Unternehmen

Finanzielle Transparenz: Ein Zahlplan gibt eine klare Übersicht über erwartete Zahlungseingänge und hilft bei der finanziellen Steuerung des Unternehmens.
Optimierte Liquiditätsplanung: Durch präzise Planung und Kontrolle der Zahlungsflüsse können Liquiditätsengpässe vermieden werden.
Effiziente Abrechnung: Automatisierte Prozesse in Synapcus erleichtern die Erstellung von Rechnungen und deren Nachverfolgung.
Vertragskonformität: Der Zahlplan stellt sicher, dass alle Abrechnungen den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen.
Nachvollziehbarkeit: Alle Zahlungen und deren Status (offen, bezahlt, verspätet) sind jederzeit im System abrufbar.