Mahnungswesen

Die Synapcus-Software bietet eine leistungsstarke Lösung für das Mahnungswesen, um Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von offenen Forderungen und Zahlungsrückständen zu unterstützen. Dieses Dokument beschreibt den Mahnungswesensprozess in drei Stufen, um sicherzustellen, dass unbezahlte Rechnungen und Zahlungsverzögerungen effektiv behandelt werden.

Synapcus-Mahnungswesensprozess in drei Stufen

• 1. Mahnung - Freundliche Zahlungserinnerung

• 2. Mahnung wegen fehlender Reaktion zur Zahlungserinnerung

• 3. Mahnung - Zahlungsaufforderung

Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung - 1. Mahnung

In dieser ersten Stufe des Mahnungswesensprozesses wird eine freundliche Zahlungserinnerung an den Kunden gesendet, der eine unbezahlte Rechnung hat. Die Schritte sind wie folgt:

1. Identifikation der unbezahlten Rechnungen: Die Synapcus-Software analysiert automatisch die offenen Forderungen und identifiziert Rechnungen, die überfällig sind oder kurz vor dem Fälligkeitsdatum stehen.

2. Erstellung der 1. Mahnung: Die Software erstellt automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung in Form einer E-Mail, eines Briefs oder einer anderen Kommunikationsform. Diese Erinnerung weist den Kunden höflich auf die ausstehende Zahlung hin und bittet um prompte Zahlung.

3. Versand der 1. Mahnung: Die erstellte Mahnung wird an den Kunden verschickt, wobei das System den Versandprozess überwacht und den Status der Mahnung verfolgt.

4. Überwachung der Reaktion: Die Software überwacht die Reaktion des Kunden auf die 1. Mahnung. Wenn der Kunde innerhalb einer angemessenen Frist zahlt, wird der Fall geschlossen. Andernfalls es wird die nächste Stufe empfohlen.

Stufe 2: 2. Mahnung wegen fehlender Reaktion zur Zahlungserinnerung

Wenn der Kunde nicht auf die freundliche Zahlungserinnerung reagiert oder die Zahlung nicht leistet, wird er zur 2. Mahnung weitergeleitet. Die Schritte sind wie folgt:

1. Automatische Eskalation: Die Synapcus-Software identifiziert automatisch Kunden, die auf die 1. Mahnung nicht reagiert oder die Zahlung nicht geleistet haben.

2. Erstellung der 2. Mahnung: Die Software erstellt automatisch die 2. Mahnung, die deutlicher auf die ausstehende Zahlung hinweist und eine dringlichere Forderung darstellt.

3. Versand der 2. Mahnung: Die 2. Mahnung wird an den Kunden verschickt, und der Versandprozess wird überwacht.

4. Überwachung der Reaktion: Die Software überwacht erneut die Reaktion des Kunden auf die 2. Mahnung. Wenn der Kunde innerhalb einer angemessenen Frist zahlt, wird der Fall geschlossen. Andernfalls wird er zur letzten Stufe weitergeleitet.

Stufe 3: Zahlungsaufforderung - 3. Mahnung

Wenn der Kunde auch auf die 2. Mahnung nicht reagiert oder die Zahlung nicht leistet, erfolgt die letzte Eskalation zur 3. Mahnung. Die Schritte sind wie folgt:

1. Automatische Eskalation: Die Synapcus-Software identifiziert automatisch Kunden, die auf die 2. Mahnung nicht reagiert oder die Zahlung nicht geleistet haben.

2. Erstellung der 3. Mahnung: Die Software erstellt die 3. Mahnung, die als formelle Zahlungsaufforderung dient. Diese Mahnung weist den Kunden nachdrücklich auf die ausstehende Zahlung hin und informiert über weitere rechtliche Schritte.

3. Versand der 3. Mahnung: Die 3. Mahnung wird an den Kunden verschickt, und der Versandprozess wird überwacht.

4. Überwachung der Reaktion: Die Software überwacht die Reaktion des Kunden auf die 3. Mahnung. Wenn der Kunde innerhalb einer angemessenen Frist zahlt, wird der Fall als abgeschlossen markiert. Andernfalls kann das Unternehmen rechtliche Schritte einleiten, um die ausstehende Zahlung einzufordern.

Fazit

Die Synapcus-Software bietet ein gut strukturiertes Mahnungswesen mit drei Stufen, um sicherzustellen, dass offene Forderungen effizient verwaltet und unbezahlte Rechnungen erfolgreich eingefordert werden können. Dieser Prozess hilft Unternehmen, ihre Liquidität zu sichern und ihre finanzielle Gesundheit zu gewährleisten.