Ziel: Die Kapazitätsbewertung verbindet projektbezogene Beteiligungen mit der Gesamtauslastung einer Person. Sie hilft, Engpässe früh zu erkennen, ersetzt aber keine fachliche Termin- und Teamentscheidung.
Drei Ebenen der Bewertung
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Ebene |
Was wird bewertet? |
Geeignete Ansicht |
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Einzelne Beteiligung |
Zeitraum, Prozent, Stundenkontingent, Ist, Rest und Vorausschau. |
Projekt → Personen beziehungsweise Beteiligungsdetail. |
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Projekt |
Parallelität aller sichtbaren Beteiligungen und zeitliche Verteilung. |
Gantt mit eingeblendeten Auslastungen. |
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Projektübergreifend |
Gesamte zeitgleiche Belegung einer konkreten Person. |
Kontextmenü → Gesamtauslastung beziehungsweise Mitarbeiter-Verfügbarkeit. |
Auslastungswerte richtig einordnen
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Auslastungsprozent: geplanter Anteil eines Arbeitstags innerhalb der Beteiligung.
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Stundenkontingent: Gesamtvolumen der Beteiligung.
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Stundendurchschnitt: geplante Stunden pro Arbeitstag.
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Vorausschau: zukünftige zeitbezogene Planstunden ab heute.
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Übrige Planung: noch nicht verbrauchtes Stundenkontingent; kein Verfügbarkeitswert.
Kapazität ist zeitabhängig: Zwei Beteiligungen mit je 50 % sind nur dann zusammen 100 %, wenn sich ihre Zeiträume überschneiden und dieselbe Arbeitszeitbasis gilt.
Auslastungsmatrix im Gantt
Die untere Matrix wird über Auslastungen eingeblendet. Links stehen Avatar, Person und Gesamtstunden; rechts werden die Planstunden entlang derselben Skala wie im Gantt verteilt. Horizontaler Bildlauf und Zoom bleiben gekoppelt.
Die aktuelle Gantt-Berechnung verteilt prozentuale Beteiligungen mit 8 Stunden je Arbeitstag. Beispiel: 50 % entsprechen 4 Planstunden pro Arbeitstag. Bei reinen Gesamtstunden werden die Stunden gleichmäßig über die Arbeitstage des Beteiligungsintervalls verteilt.
Diese Matrix eignet sich zum Erkennen von Ballungen innerhalb des geöffneten Plans. Sie zeigt nicht automatisch alle arbeitsvertraglichen Besonderheiten. Prüfen Sie für die Personalentscheidung zusätzlich gültige Anstellung, Arbeitszeitprofil, Abwesenheiten und die projektübergreifende Gesamtauslastung.
Gesamtauslastung einer Person
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Im Gantt eine nominierte Beteiligung mit der rechten Maustaste wählen.
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Gesamtauslastung öffnen.
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Den betroffenen Zeitraum prüfen und parallele Projekte identifizieren.
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Bei Konflikten Beteiligung verschieben, aufteilen, duplizieren und neu besetzen oder zunächst als NN-Bedarf führen.
Bei der Interpretation gilt: 100 % beschreibt die vollständige verfügbare Arbeitszeitbasis. Werte darüber signalisieren eine Überplanung, deren Zulässigkeit fachlich und organisatorisch geprüft werden muss. Eine starre allgemeingültige Obergrenze wird hier bewusst nicht angegeben, weil Warn- und Toleranzregeln konfigurations- beziehungsweise prozessabhängig sein können.
Aha: 50 % + 50 % sind nur bei zeitlicher Überschneidung 100 %. Liegen die Beteiligungen nacheinander, entsteht keine gleichzeitige Vollauslastung.
NN-Planung als Kapazitätsreserve
NN-Beteiligungen ermöglichen eine Bedarfsplanung ohne voreilige Personenzuordnung. Rolle, Funktion, Spezialisierung, Zeitraum und Volumen können bereits festgelegt werden. Bei späterer Nominierung bleiben diese fachlichen Merkmale erhalten. Wird die Nominierung zurückgesetzt, bleibt der Bedarf als NN-Beteiligung bestehen.
Umgang mit Engpässen
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Maßnahme |
Wann sinnvoll? |
Kontrolle danach |
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Zeitraum verschieben |
Arbeit kann innerhalb des Projekt- oder Positionsrahmens später oder früher stattfinden. |
Abhängigkeiten, Meilensteine und Vorausschau. |
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Beteiligung teilen |
Aufgabe soll vor und nach einer Unterbrechung oder in zwei Personalphasen bearbeitet werden. |
Geteilte Intervalle und proportionale Stundenverteilung. |
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Duplizieren und neu besetzen |
Arbeit soll parallel auf mehrere Personen verteilt werden. |
Neue Planwerte erfassen; Duplikat im Stundenmodus startet mit 0. |
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Person ersetzen |
Rolle/Funktion bleiben, konkrete Besetzung ändert sich. |
Gültige Anstellung und Gesamtauslastung der neuen Person. |
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Nominierung zurücksetzen |
Bedarf bleibt bestehen, Besetzung ist noch offen. |
NN-Beteiligung weiterhin im Plan sichtbar. |
Beispiel Generalplaner
Eine Projektarchitektin ist in zwei Bauvorhaben gleichzeitig in der Ausführungsplanung vorgesehen. Das geöffnete Projekt zeigt 50 %, die Gesamtauslastung im Überschneidungszeitraum aber deutlich mehr. Ein Teil der Leistung wird als NN-Bedarf belassen und später mit einer weiteren Architektin besetzt. Die TGA-Koordination bleibt als eigene Rolle getrennt, damit Bedarf und Kosten nachvollziehbar sind.
Beispiel Generalunternehmer
Ein Bauleiter ist für Rohbau und Ausbau vorgesehen, während ein zweites Projekt in die Abnahme geht. Die Beteiligung wird am Übergang geteilt: Der erste Abschnitt bleibt beim bisherigen Bauleiter, der zweite wird dupliziert und einem weiteren Bauingenieur zugeordnet. Anschließend werden Gesamtauslastung, Beteiligungszeiträume und Vorausschau erneut geprüft.