Synapcus Guru

Synapcus Guru – der intelligente Assistent in Synapcus

Der Synapcus Guru beantwortet Fragen zur Bedienung von Synapcus und kann – abhängig von Anmeldung und Berechtigung – aktuelle Daten aus dem jeweiligen Synapcus-System abrufen.

Fragen können frei und in natürlicher Sprache formuliert werden. Eine besondere Befehlssprache ist nicht erforderlich.

Zwei klar getrennte Antwortquellen

Der Guru unterscheidet zwischen der Synapcus Onlinehilfe und aktuellen Synapcus-Daten. Avatar, Quellen und Antwortinhalt zeigen, welche Quelle verwendet wurde.

Synapcus Onlinehilfe

Bei Bedienungs- und Erklärungsfragen durchsucht der Guru die Synapcus-Dokumentation und formuliert aus den gefundenen Inhalten eine verständliche Antwort.

Beispiele:

• „Wie erstelle ich einen Urlaubsantrag?“

• „Wie kontiere ich mehrere Zeitnachweise?“

• „Wie lege ich eine Verkaufschance an?“

• „Wo finde ich die Projektbeteiligten?“

• „Wie funktioniert eine wiederkehrende Tagesreise?“

Passende Quellen, Screenshots und weiterführende Fragen können direkt in der Antwort erscheinen. Eine Antwort aus der Onlinehilfe behauptet nichts über persönliche oder aktuelle Unternehmensdaten.

Aktuelle Synapcus-Daten über XR

Innerhalb einer angemeldeten Synapcus-Sitzung kann der Guru freigegebene Live-Daten abrufen.

Beispiele:

• „Welche Aktivitäten habe ich heute offen?“

• „Welche Projekte sind für mich aktiv?“

• „Wie viele Überstunden habe ich?“

• „Wie viele Urlaubstage stehen mir noch zur Verfügung?“

• „Zeige meine nicht kontierten Zeitnachweise vom letzten Monat.“

• „Bis wann läuft meine aktuelle Anstellung?“

• „In welcher Abteilung bin ich beschäftigt?“

Der technische Weg ist immer:

Synapcus Guru → Customer-Synforge → freigegebener XR-Aufruf → Synapcus

Dabei gelten folgende Regeln:

• kein direkter Browserzugriff auf Synapcus-XR

• Authentifizierung über den zuständigen Customer-Synforge

• serverseitige Prüfung von Sitzung und Rollen

• ausschließlich zentral freigegebene Werkzeuge und Parameter

• öffentliche Website-Besucher erhalten keinen XR-Zugriff

• Änderungen werden erst nach ausdrücklicher Bestätigung ausgeführt

Onlinehilfe und Livedaten in einer Frage

Beide Quellen dürfen kombiniert werden, wenn die Frage ausdrücklich beides verlangt.

Beispiel:

„Wie viele Urlaubstage habe ich noch und wie beantrage ich sie?“

Die Antwort sollte dann sichtbar trennen:

1. Aktuelle Synapcus-Daten: persönlicher Urlaubssaldo aus Synapcus-XR

2. Anleitung: Vorgehen aus der Synapcus Onlinehilfe

Quellenlinks kennzeichnen den dokumentationsbasierten Teil. Der primäre Avatar richtet sich nach der hauptsächlichen Antwortquelle.

Beispiele zur Quellenwahl

Avatare als Orientierung

Das Synapcus-„S“

Das „S“ kennzeichnet insbesondere Antworten aus der Synapcus Onlinehilfe. Es wird außerdem für allgemeine Antworten und als sicherer Fallback verwendet.

Tooltip:

Antwort von Synapcus Online Help

Leyla Boss

Leyla kennzeichnet Antworten, für die ein freigegebenes Synapcus-XR-Werkzeug verwendet wurde. Kleidung, Ausdruck und Darstellung können den fachlichen Kontext zeigen:

• Projektleitung oder Architektin bei Projektthemen

• HR-Managerin bei Personal-, Arbeitszeit- und Urlaubsthemen

• CRM- oder Vertriebsdarstellung bei Leads und Verkaufschancen

• Adressmanagement bei Organisations- und Kontaktfragen

• nachdenkliche oder bestimmende Darstellung bei Einschränkungen und Warnungen

• gelegentliche „Voilà“-Darstellung bei einem besonders vollständigen Ergebnis

Mögliche Tooltips:

• „Antwort von der Projektleitung“

• „Antwort von der HR-Managerin“

• „Antwort aus Synapcus CRM“

• „Antwort aus dem Adressmanagement“

Ein Klick auf den Avatar öffnet seine größere Darstellung in der Bildergalerie. Unter dem Bild wird der Antwortkontext angezeigt.

Die Avatar-Auswahl ist rein visuell. Sie verändert weder Berechtigungen noch Datenzugriff. Kann keine passende Darstellung zuverlässig gewählt oder geladen werden, erscheint automatisch das Synapcus-„S“.

Bedienelemente

Frage eingeben und senden

Geben Sie die Frage unten in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf den Pfeil. Je konkreter die Frage ist, desto genauer kann der Guru antworten.

Statt:

„Zeitnachweise?“

besser:

„Zeige meine nicht kontierten Zeitnachweise für September 2026.“

Vorgeschlagene Folgefragen

Unter einer Antwort können passende Folgefragen erscheinen. Ein Klick stellt die Frage direkt. Die Vorschläge beziehen sich auf den zuvor erklärten Sachverhalt.

Quellen und Bilder

Bei Antworten aus der Onlinehilfe können Quellen und passende Abbildungen erscheinen.

• „Quelle öffnen“ führt zur entsprechenden Hilfeseite.

• Ein Klick auf ein Bild öffnet die größere Darstellung.

• Bildunterschriften erklären den fachlichen Zusammenhang.

Bewertung

Mit „Like“ oder „Dislike“ kann die Qualität einer Antwort bewertet werden. Die Bewertung hilft, Antworten und Dokumentation weiter zu verbessern.

Support kontaktieren

Über „Support kontaktieren“ kann eine Anfrage vorbereitet werden. Vor dem Versand wird angezeigt, welche Informationen übermittelt werden. Dazu können die Frage, die Antwort, technische Angaben und die aktuelle Synapcus-Maske gehören.

Der Versand erfolgt erst nach Bestätigung. Auf der öffentlichen Website wird zusätzlich eine gültige E-Mail-Adresse benötigt.

Unterhaltung löschen

Das Papierkorb-Symbol entfernt den aktuellen Chatverlauf. Danach beginnt eine neue Unterhaltung ohne den bisherigen Gesprächskontext.

Größe und Fensteransicht

Über die Symbole im Kopfbereich kann der Guru vergrößert, verkleinert oder geschlossen werden. Die zuletzt gewählte Fenstergröße wird nach Möglichkeit für den nächsten Aufruf beibehalten.

Persönlicher und übergreifender Datenumfang

Der Guru trennt den gewünschten Datenumfang – den Scope – von der Berechtigung des Benutzers.

Persönlicher Scope

Formulierungen mit „ich“, „mir“ oder „mein“ beziehen sich immer auf den angemeldeten Benutzer – auch wenn dieser ADMIN ist.

Beispiele:

• „Wie viele Stunden habe ich gearbeitet?“

• „Zeige meine offenen Aktivitäten.“

• „Welche Projekte sind für mich aktiv?“

• „Wie hoch ist mein Resturlaub?“

Projekt-, Team- oder Unternehmens-Scope

Übergreifende Abfragen müssen ausdrücklich formuliert werden und benötigen ein dafür freigegebenes Werkzeug sowie die passende Rolle.

Beispiele:

• „Zeige die Stunden aller Beteiligten im Projekt 250002.“

• „Vergleiche die Projektstunden meines Teams im September.“

• „Welche Abteilung hat die meisten offenen Aktivitäten?“

Fehlen Zeitraum, Projekt, Team oder Organisationseinheit, fragt der Guru zunächst nach. Eine ADMIN-Rolle erweitert eine persönliche Frage niemals automatisch auf alle Mitarbeitenden.

Rollen und Berechtigungen

Der Guru verwendet ausschließlich die Rollen der serverseitig bestätigten Synapcus-Sitzung, beispielsweise:

• ORG-MA für persönliche Mitarbeiterfunktionen

• ORG-PL für bestimmte Projektleitungsfunktionen

• ORG-PERS für Personalmanagement

• ORG-GE für übergreifende Unternehmensfunktionen

• ADMIN für administrativ freigegebene Werkzeuge

Eine Rolle bestimmt, welche ausdrücklich angeforderten Werkzeuge verwendet werden dürfen. Sie bestimmt nicht automatisch den Datenumfang einer Frage.

Kann eine Frage mit den freigegebenen Werkzeugen nicht beantwortet werden, teilt der Guru dies mit, anstatt Werte zu erfinden.

Synapcus-Sitzungskontext

Bei jeder authentifizierten Anfrage lädt der Customer-Synforge den freigegebenen Kontext erneut aus xrConfig. Dazu können gehören:

• Benutzer und Organisation

• Rollen

• Land und Bundesland

• Sprache und Region

• Organisationseinheiten und Team

• Projektrolle und Projektfunktion

• konfigurierte Geschäftszeiten

• aktuelle Synapcus-Maske

Diese Daten dienen als Kontext. Rollen und sensible Daten werden nicht aus frei veränderbaren Browserwerten autorisiert.

Zeiträume natürlich formulieren

Der Guru versteht natürliche Zeitangaben wie:

• „heute“

• „diese Woche“

• „letzte Woche“

• „diesen Monat“

• „letzten Monat“

• „dieses Jahr“

• „vom 1. September bis 30. September 2026“

Beispiele:

• „Zeige meine Zeitnachweise vom letzten Monat.“

• „Welche Abwesenheiten habe ich dieses Jahr beantragt?“

• „Wie viele Stunden habe ich diese Woche erfasst?“

• „Welche Aktivitäten waren gestern fällig?“

Bei wichtigen Auswertungen sind konkrete Datumsangaben besonders zuverlässig.

Feiertage und Urlaubsplanung

Für Urlaubs- und Arbeitstagsberechnungen verwendet der Guru den im jeweiligen Synapcus-System konfigurierten Kalender. Land, Bundesland und kundenspezifische Feiertagseinstellungen können dadurch berücksichtigt werden.

Auch jahresübergreifende Zeiträume sind möglich.

Beispiele:

• „Plane meinen Weihnachts- und Neujahrsurlaub vom 20. Dezember 2026 bis 10. Januar 2027.“

• „Welche Brückentage kann ich bis Jahresende nutzen?“

• „Wie viele Urlaubstage benötige ich für diesen Zeitraum?“

• „Berücksichtige meine bereits beantragten Abwesenheiten.“

Der Guru soll dafür den Synapcus-Kalender verwenden und keine allgemeinen Feiertage vermuten.

Gespräche fortsetzen

Der Guru berücksichtigt den bisherigen Gesprächskontext.

Beispiel:

„Zeige meine offenen Zeitnachweise.“

Danach:

„Nur vom letzten Monat.“

Danach:

„Welche davon gehören zum Projekt 250002?“

Kurze Folgefragen sind möglich, solange eindeutig bleibt, worauf sie sich beziehen. Bei einem Themenwechsel empfiehlt sich eine vollständig formulierte neue Frage.

Mehrdeutige Fragen

Einzelne Begriffe können verschiedene Bedeutungen haben.

Beispiel:

„Offene Aktivitäten?“

Das kann bedeuten:

1. persönliche offene Aktivitäten anzeigen

2. erklären, wie offene Aktivitäten bearbeitet werden

In solchen Fällen fragt der Guru nach, bevor er ein Werkzeug verwendet.

Eindeutiger sind:

• „Zeige meine offenen Aktivitäten.“

• „Erkläre mir, wie ich offene Aktivitäten bearbeite.“

Änderungen und Bestätigungen

Schreibende Aktionen werden nicht unbemerkt ausgeführt.

Beispiel:

„Erstelle für heute einen Zeitnachweis von 09:00 bis 12:00 Uhr im Projekt 250002.“

Der Guru sollte:

1. die erforderlichen Angaben prüfen,

2. fehlende Angaben erfragen,

3. die geplante Änderung zusammenfassen,

4. eine eindeutige Bestätigung verlangen,

5. die Aktion erst in einem folgenden Schritt ausführen.

Eine Vorbereitung ist noch keine Ausführung. Eine mögliche Bestätigung lautet:

„Ja, genau so anlegen.“

Bei „Nein“, „Abbrechen“ oder einer Änderung der Angaben wird die vorbereitete Aktion nicht ausgeführt.

Gute Beispielfragen

Aktivitäten

• „Was habe ich heute zu erledigen?“

• „Zeige meine offenen Aktivitäten für diese Woche.“

• „Welche meiner Aktivitäten sind überfällig?“

• „Welche Aktivitäten gehören zum Projekt 250002?“

Projekte

• „Welche Projekte sind für mich aktiv?“

• „Öffne mein aktives Projekt.“

• „Welche offenen Arbeitspakete gibt es im Projekt 250002?“

• „Erkläre mir, wie ich ein neues Projekt anlege.“

Zeitnachweise

• „Zeige meine Zeitnachweise vom letzten Monat.“

• „Wie viele Stunden habe ich im September erfasst?“

• „Welche Zeitnachweise sind noch nicht kontiert?“

• „Wie erfasse ich einen Zeitnachweis?“

• „Erstelle einen Zeitnachweis für heute von 09:00 bis 12:00 Uhr.“

Urlaub und Abwesenheiten

• „Wie viel Resturlaub habe ich?“

• „Welche Urlaubsanträge habe ich dieses Jahr gestellt?“

• „Wie erstelle ich einen Urlaubsantrag?“

• „Plane meinen Urlaub unter Berücksichtigung unserer Feiertage.“

• „Welche Brückentage kann ich nutzen?“

Anstellung und Arbeitszeit

• „Bis wann läuft meine aktuelle Anstellung?“

• „Wie viele Wochenstunden sind vereinbart?“

• „In welcher Abteilung und welchem Team bin ich?“

• „Wie hoch ist mein aktueller Arbeitszeitsaldo?“

• „Wie viele Überstunden habe ich?“

Vertrieb und CRM

• „Wie erstelle ich eine Verkaufschance?“

• „Wie wird aus einer Verkaufschance ein Projekt?“

• „Wie füge ich einer Verkaufschance Leistungen hinzu?“

• „Wo finde ich meine offenen Leads?“

Öffentlicher Website-Assistent und angemeldeter Guru

Der öffentliche Assistent auf der Qalgo-Website beantwortet allgemeine Fragen sowie Fragen zu Qalgo, Synapcus und der Onlinehilfe. Er kennt jedoch keine persönlichen Synapcus-Daten und besitzt keinen XR-Zugriff.

Der Synapcus Guru innerhalb der Anwendung verfügt nach erfolgreicher Anmeldung zusätzlich über den serverseitig bestätigten Sitzungskontext und die freigegebenen Live-Datenwerkzeuge.

Verlässlichkeit und Datenschutz

Der Guru:

• erfindet keine persönlichen Live-Daten,

• verwendet nur freigegebene Werkzeuge,

• berücksichtigt die Rollen der angemeldeten Sitzung,

• trennt persönliche und übergreifende Datenbereiche,

• führt Änderungen nur nach Bestätigung aus,

• kennzeichnet fehlende oder unvollständige Daten,

• verwendet bei Onlinehilfe-Antworten passende Quellen,

• nutzt das Synapcus-„S“ als sicheren visuellen Fallback.

Für verbindliche Entscheidungen bleiben die angezeigten Synapcus-Dokumente und die freigegebenen Unternehmensprozesse maßgeblich.