Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Zweck: Diese Dokumentation beschreibt die projektbezogene Ressourcen- und Kapazitätsplanung in Synapcus – von der grafischen Termin- und Beteiligungsplanung bis zur Bewertung von Stunden, Vorausschau und Auslastung.

Welche Ansicht ist wofür gedacht?

Ansicht	Aufgabe	Typische Frage
Gantt-Diagramm	Projektstruktur, Termine, Positionen, Meilensteine und Beteiligungen grafisch planen und bearbeiten.	Wann arbeitet welche Person an welchem Arbeitspaket?
Projekt → Personen	Beteiligungen tabellarisch prüfen: Person, Rolle/Funktion, Stundenwerte, Reststunden und Zeitintervall.	Wie groß ist das Kontingent, was wurde verbraucht und was ist noch geplant?
Auslastung und Kapazität	Projektbezogene und projektübergreifende Belegung erkennen und Engpässe bewerten.	Ist die vorgesehene Person im fraglichen Zeitraum realistisch verfügbar?
Projekt-Controlling	Die zeitliche Vorausschau in voraussichtliche interne Kosten und Projektergebnisse überführen.	Welche Kosten sind aus der verbleibenden Zukunftsplanung zu erwarten?

Zentrale Begriffe

Begriff	Bedeutung
Projektbeteiligung	Zuordnung einer internen oder externen Person zu einem Projekt oder einer Position mit Zeitraum, Rolle, Funktion und Planwerten.
NN-Beteiligung	Platzhalter „Nicht nominiert“. Er reserviert Bedarf, bevor eine konkrete Person feststeht.
Auslastungsprozent	Geplanter Anteil eines Arbeitstags für die Beteiligung.
Stundenkontingent	Planstunden für die gesamte Beteiligung.
Ist-Stunden	Bereits auf die Beteiligung kontierte Arbeitszeit.
Übrige Planung	Stundenkontingent minus Ist-Stunden. Dieser Wert beurteilt den Verbrauch des Kontingents.
Vorausschau	Zeitbezogene zukünftige Planstunden ab heute bis zum Beteiligungsende. Dieser Wert beurteilt die noch bevorstehende Belegung.
Gesamtauslastung	Summe der zeitgleichen Beteiligungen einer Person über Projekte hinweg.

Wichtig: „Übrige Planung“ bewertet den Verbrauch des Stundenkontingents; „Vorausschau“ bewertet die ab heute noch bevorstehende zeitliche Planung. Beide Werte müssen getrennt gelesen werden.

Voraussetzungen für belastbare Ergebnisse

Projekt-, Positions- und Beteiligungszeiträume sind aktuell.
Bei internen Personen bestehen im Planungszeitraum gültige Anstellungen und Arbeitszeitprofile.
Rollen, Funktionen, interne/externe Zuordnung und Controlling-Kategorien sind gepflegt.
Stundenkontingent, Auslastungsprozent oder Stundendurchschnitt wurden passend zum Eingabemodus erfasst.
Ist-Zeiten sind vollständig kontiert; Stundensätze sind gepflegt, wenn die Kosten-Vorausschau verwendet wird.

Empfohlener Ablauf

Projektstruktur, Positionen, Meilensteine und Laufzeiten festlegen.
Benötigte Leistungen zunächst als NN-Beteiligungen planen.
Geeignete interne oder externe Personen nominieren und Rollen/Funktionen prüfen.
Zeiträume und Auslastung grafisch im Gantt abstimmen.
Im Reiter Personen Stundenkontingent, Ist-Stunden, übrige Planung und Vorausschau kontrollieren.
Gesamtauslastung und Kapazitätskonflikte prüfen; Planung bei Bedarf teilen, verschieben oder neu zuordnen.
Auswirkungen im Projekt-Controlling bewerten.

Aha: Eine Person kann im Projekt nur mit 50 % geplant sein und trotzdem projektübergreifend überlastet sein. Erst die Gesamtauslastung zeigt die parallelen Beteiligungen.

Beispiel Generalplaner

Ein Generalplaner strukturiert das Projekt nach Planungsleistungen, etwa Objektplanung, Tragwerksplanung, TGA und Brandschutz. Zunächst werden NN-Beteiligungen mit Rollen und Zeiträumen angelegt. Nach der Teamabstimmung werden konkrete Architektinnen, Bauingenieure und Fachplaner nominiert. Überschneidungen zwischen Entwurf, Genehmigung und Ausführungsplanung werden im Gantt sichtbar; die Gesamtauslastung zeigt, ob dieselbe Person parallel in weiteren Projekten gebunden ist.

Beispiel Generalunternehmer

Ein Generalunternehmer plant Arbeitsvorbereitung, Kalkulation, Einkauf, Bauleitung und Nachunternehmerkoordination entlang der Ausführungsphasen. Bei Terminverschiebungen werden Beteiligungsbalken innerhalb des zulässigen Projekt- oder Positionszeitraums angepasst. Im Reiter Personen wird anschließend geprüft, ob das Stundenkontingent bereits überzogen ist und welche zukünftige Belegung noch ansteht.