Zweck
Die Ansicht aktive (Finanzdaten) fasst die wichtigsten Projekt- und Finanzkennzahlen aller aktiven Projekte in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. Sie eignet sich besonders für Projektleitung, Controlling und Geschäftsführung, um Budgetrisiken, fehlende Finanzdaten und auffällige Abweichungen früh zu erkennen.
Wichtig: Die Ansicht enthält aktive Projekte in den Status in Vorbereitung und in Arbeit. Ohne einen zusätzlichen Ende-Filter gibt es keine zeitliche Einschränkung.
Hinweis: Live-Ansicht und Stichtagsauswertungen
Die Ansicht Finanzdaten ist eine Live-Ansicht. Sie zeigt nach der Aktualisierung immer den aktuell in Synapcus vorhandenen Stand. Änderungen an Leistungsständen, Honoraren, Budgets, Ist-Aufwänden und Vorausschau werden daher unmittelbar berücksichtigt.
Nachkalkulationen und Projekt-Controlling-Blätter funktionieren anders: Sie werden agentengesteuert zu einem definierten Stichtag erzeugt und speichern den zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Stand als historische Momentaufnahme. Spätere Buchungen verändern diesen gespeicherten Stichtagsstand nicht. Dadurch lassen sich Entwicklungen über mehrere Stichtage vergleichen und Entscheidungen später nachvollziehen.
Weitere Informationen: Projekt Controlling, Controllingblatt – Projektebene und Controllingblätter – Auswertung alle Projekte.
Ansicht öffnen
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Öffnen Sie Projekte.
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Wählen Sie unter Nach Status den Eintrag aktive (Finanzdaten).
Aufbau der Übersicht
Jede Tabellenzeile steht für ein Projekt. Über den Projektnamen beziehungsweise die Projektnummer kann das Projekt geöffnet werden. Beim Bewegen des Mauszeigers über den Projektnamen steht außerdem die Vorschau zur Verfügung.
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Spalte |
Bedeutung |
|---|---|
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Nr. |
Projektnummer |
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Name |
Projektbezeichnung |
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Kunde |
Zugeordneter Kunde beziehungsweise Auftraggeber |
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Status |
Aktueller Projektstatus |
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Projektleiter |
Verantwortliche Projektleitung |
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Start / Ende |
Geplanter Projektzeitraum |
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Gesamt-Honorar |
Gesamtes dem Projekt zugeordnetes Honorar |
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Eigenanteil |
Für die eigene Leistung vorgesehener Honorar- beziehungsweise Budgetanteil |
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Leistungsstand intern (%) |
Gewichteter Leistungsstand der internen Projektleistungen |
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Zwischenkalkulation – Antlg. Budget |
Budgetanteil, der dem bisher erreichten internen Leistungsstand entspricht |
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Zwischenkalkulation – Ist Aufwand |
Bisher angefallener interner Aufwand |
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Zwischenkalkulation – Abweichung |
Anteiliges Budget minus Ist-Aufwand. Ein negativer Wert kennzeichnet eine Überschreitung. |
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Zwischenkalkulation – Abweichung (%) |
Prozentuale Abweichung der Zwischenkalkulation |
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Vorausschau – Budget |
Für die Vorausschau zugrunde gelegtes Budget |
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Vorausschau – Voraus. Aufwand |
Erwarteter Aufwand auf Basis der aktuellen Planung |
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Vorausschau – Abweichung |
Erwartete Abweichung zum Projektende. Ein negativer Wert kennzeichnet eine prognostizierte Überschreitung. |
Suchen und filtern
Die Filter können miteinander kombiniert werden. Die Tabelle zeigt nur Projekte, die alle gewählten Bedingungen erfüllen.
Freitextsuche
Die Suche berücksichtigt Projektnummer, Projektname, Kunde und Projektleiter.
Status
Im Statusfilter stehen für diese Ansicht ausschließlich die aktiven Status in Vorbereitung und in Arbeit zur Verfügung. Wird kein einzelner Status gewählt, werden beide Status angezeigt.
Ende
Der Schalter Ende legt fest, ob das Projektende auf einen Zeitraum eingeschränkt wird. Alle ist die Standardeinstellung und bedeutet: Das Endedatum wird nicht berücksichtigt. Alternativ kann ein Zeitraum wie heute, diese Woche, dieser Monat oder dieses Jahr gewählt werden.
Filter „Finanzen“
Mit dem Filter Finanzen lassen sich Projekte nach typischen Controlling-Situationen eingrenzen. Die Bewertung erfolgt mit den unformatierten Zahlenwerten des Projekts; die Währungs- und Prozentdarstellung der Tabelle beeinflusst den Filter nicht.
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Auswahl |
Bedeutung |
Typische Verwendung |
|---|---|---|
|
Alle |
Es wird keine finanzielle Zusatzbedingung angewendet. |
Gesamtübersicht aller durch Status, Ende und Suche bestimmten Projekte. |
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Budget überschritten |
Die Abweichung der Zwischenkalkulation ist negativ: Der bisherige Ist-Aufwand liegt über dem anteiligen Budget für den erreichten Leistungsstand. |
Akute Überschreitungen im aktuellen Projektstand prüfen. |
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Budget fast ausgeschöpft (> 90 %) |
Der bisherige Ist-Aufwand beträgt mindestens 90 % des anteiligen Budgets. Bereits überschrittene Projekte sind ebenfalls enthalten. |
Projekte erkennen, deren Reserve in der Zwischenkalkulation gering wird. |
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Forecast überschritten |
Die Abweichung der Vorausschau ist negativ: Der erwartete Aufwand überschreitet das für die Vorausschau verwendete Budget. |
Voraussichtliche Überschreitungen zum Projektende erkennen. |
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Leistung und Aufwand weichen ab |
Der interne Leistungsstand und der Verbrauch des anteiligen Budgets unterscheiden sich um mehr als 15 Prozentpunkte. |
Unplausible Verläufe oder Pflegebedarf bei Leistungsständen und Aufwänden finden. |
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Finanzdaten fehlen |
Mindestens einer der für die Übersicht zentralen Werte ist leer oder null: Gesamt-Honorar, anteiliges Budget oder voraussichtlicher Aufwand. |
Unvollständige Projektdaten gezielt nachpflegen. |
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Ohne bisherigen Aufwand |
Für das Projekt ist noch kein positiver Ist-Aufwand vorhanden. |
Aktive Projekte ohne bisher gebuchten Aufwand kontrollieren. |
Beispiel für „Leistung und Aufwand weichen ab“: Der interne Leistungsstand beträgt 40 %, der Ist-Aufwand entspricht aber bereits 65 % des anteiligen Budgets. Die Differenz beträgt 25 Prozentpunkte; das Projekt wird deshalb angezeigt.
Filter zurücksetzen
Eine gewählte Filteroption wird im jeweiligen Schalter angezeigt. Mit dem × kann die Auswahl entfernt werden. Der Schalter zeigt danach wieder den Namen des Filterbereichs, zum Beispiel Ende oder Finanzen.
Excel-Export
Der Excel-Export übernimmt alle aktuell gefilterten Treffer. Es spielt keine Rolle, wie weit die Tabelle vertikal gescrollt wurde oder welche Zeilen gerade sichtbar sind. Suchtext, Status-, Ende- und Finanzfilter werden berücksichtigt.
Die exportierten Spalten entsprechen der aktuellen Tabellenkonfiguration und werden untereinander vollständig ausgegeben. Ein PDF-Export ist für diese Ansicht nicht vorgesehen.
Daten aktualisieren
Über die Aktualisierungsfunktion werden die Projektdaten neu geladen. Die Ansicht verarbeitet die vollständige Treffermenge anschließend direkt in der Tabelle. Dadurch können Suche, Filter und Export ohne erneuten Seitenaufruf miteinander kombiniert werden.
Hinweise zur Interpretation
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Ein negativer Abweichungswert ist ein Warnsignal, aber noch keine Ursachenanalyse. Prüfen Sie Leistungsstand, Buchungen, Stundensätze, Fremdleistungen und Ressourcenplanung im Projekt.
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Die Zwischenkalkulation beschreibt die aktuelle Situation beim erreichten Leistungsstand.
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Die Vorausschau beschreibt das erwartete Ergebnis auf Basis der aktuellen Planung.
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Fehlende oder nicht gepflegte Finanzdaten können dazu führen, dass Kennzahlen leer oder mit null angezeigt werden.