Controllingblatt - Projektebene

Zweck des Controlling-Blatts

Ein Projekt-Controllingblatt ist ein historisierter Snapshot. Es speichert die wichtigsten Projektkennzahlen zu einem bestimmten Stichtag und ermöglicht dadurch den Vergleich der Projektentwicklung über Wochen oder Monate.

Im Unterschied zur Live-Ansicht verändert sich ein gespeichertes Controlling-Blatt nicht mit jeder späteren Buchung. Es dokumentiert, welche Daten und Prognosen zum Erstellungszeitpunkt vorlagen.

Enthaltene Bereiche

Berechnungen im Blatt

Vorkalkulation

• Plankosten = geplante Stunden × gewichteter durchschnittlicher Stundensatz

• Abweichung = Budget − Plankosten

Die geplanten Stunden stammen aus den Projektbeteiligungen. Der durchschnittliche Stundensatz wird nach den geplanten Stunden gewichtet.

Zwischenkalkulation

• Anteiliges Budget = Positionsbudget × Leistungsstand

• Abweichung = anteiliges Budget − Ist-Aufwand

Die Auswertung erfolgt zunächst je Position und wird zusätzlich nach Controlling-Kategorien zusammengefasst.

Vorausschau

• Voraussichtlicher Aufwand = verbleibende geplante Stunden × interner Stundensatz

• Erwarteter Gesamtaufwand = Ist-Aufwand + voraussichtlicher Aufwand

• Erwartete Endabweichung = Budget − erwarteter Gesamtaufwand

Die verbleibenden Stunden werden grundsätzlich ab dem aktuellen Tag bis zum Ende der Projektbeteiligung ermittelt. Arbeitsprofil, Beschäftigung und Auslastung beeinflussen das Ergebnis. Für nicht nominierte Beteiligungen verwendet Synapcus ein Standard-Arbeitsprofil.

Voraussetzungen für belastbare Ergebnisse

Vor dem Erstellen eines Blatts sollten Sie prüfen:

• Sind alle relevanten Zeitnachweise und Aufwendungen gebucht?

• Sind die Leistungsstände aller Arbeitspakete aktuell?

• Stimmen Budgets, Honoraranteile und Einbehalte?

• Sind Fremdleistungen und Nachunternehmerkosten erfasst?

• Sind zukünftige Projektbeteiligungen mit realistischen Zeiträumen und Auslastungen geplant?

• Wurden Nachträge als zusätzliche oder geänderte Positionen berücksichtigt?

• Stimmen Projektstart und Projektende?

Optional konfigurierte Importfelder können zusätzliche Arbeits-, Reise- oder Materialkosten einbeziehen.

Controlling-Blatt manuell erstellen

1. Öffnen Sie Projekte → Alle Projekte nach Nummer.

2. Öffnen Sie das gewünschte Projekt.

3. Wechseln Sie zu Controlling → Blätter.

4. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus.

5. Klicken Sie auf Neu.

6. Vergeben Sie eine eindeutige Beschreibung, zum Beispiel „Monatsabschluss 09/2026 – nach Nachtrag 4“.

7. Speichern Sie das Blatt.

8. Öffnen Sie es anschließend zur Plausibilitätsprüfung.

Automatische Erstellung

Synapcus enthält eine technische Funktion für einen monatlichen Lauf, der für jedes aktive Projekt ein Controlling-Blatt und zusätzlich eine projektübergreifende Auswertung erstellt. Ob dieser Lauf tatsächlich aktiv ist, hängt von der Server- und Agentenkonfiguration der jeweiligen Installation ab.

Verlassen Sie sich daher nur dann auf automatische Monatsblätter, wenn deren Aktivierung administrativ bestätigt und der aktuelle Lauf geprüft wurde.

Blatt löschen

1. Öffnen Sie Controlling → Blätter.

2. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.

3. Markieren Sie das zu löschende Blatt.

4. Klicken Sie auf Löschen und speichern Sie.

Löschen Sie historische Blätter nur mit klarer Begründung. Sie dienen als Nachweis früherer Entscheidungen und Prognosen.

Auswertung: aktuelle Abweichung und Endprognose

Eine positive Zwischenkalkulation kann mit einer negativen Vorausschau zusammenfallen.

Beispiel: Budget 200.000 €, Leistungsstand 50 %, Ist-Aufwand 92.000 €.

• Anteiliges Budget: 100.000 €

• Aktuelle Abweichung: +8.000 €

• Erwarteter Restaufwand laut Ressourcenplanung: 115.000 €

• Erwarteter Gesamtaufwand: 207.000 €

• Prognostizierte Endabweichung: −7.000 €

Das Projekt liegt am Stichtag noch unter dem anteiligen Budget, wird nach aktueller Planung aber voraussichtlich das Gesamtbudget überschreiten.

Beispiel Generalplaner

Ein Generalplaner speichert zum Monatsende die Leistungsstände von Architektur, Tragwerk und TGA getrennt nach Controlling-Kategorie. Externe Fachplaner erscheinen im Fremdhonorar, eigene Teams im Eigenhonorar und internen Ist-Aufwand.

Sinnvolle Stichtagsnotiz: „Leistungsphase 3 abgeschlossen; TGA-Nachplanung und zusätzlicher Brandschutznachweis in Vorausschau berücksichtigt.“

Damit lässt sich später erklären, warum sich die Prognose zwischen zwei Monatsblättern verändert hat.

Beispiel Generalunternehmer

Ein Generalunternehmer strukturiert das Projekt nach Rohbau, Fassade, TGA und Ausbau. Eigenleistungen, Nachunternehmer sowie Material- und sonstige Kosten müssen vollständig zugeordnet sein.

Sinnvolle Stichtagsnotiz: „Nachtrag Fassade noch nicht beauftragt; erwartete Mehrkosten in Ressourcen- und Kostenplanung berücksichtigt.“

So bleibt erkennbar, ob eine Abweichung aus Leistungsfortschritt, Produktivität, Nachunternehmerkosten oder fehlender Budgetfortschreibung entstanden ist.

Empfohlene Benennung

Verwenden Sie ein einheitliches Schema:

JJJJ-MM – Anlass – Datenstand

Beispiele:

• 2026-09 – Monatsabschluss – Nachtrag 4 offen

• 2026-10 – Lenkungskreis – Terminplan revidiert

• 2026-11 – Bauphase – TGA-Vergabe abgeschlossen

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Benutzeroberfläche des gespeicherten Blatts

Ein geöffnetes Controlling-Blatt ist in mehrere Bereiche gegliedert:

• Berichtskopf: Reportnummer, Erstellungsdatum, Projekt, Kunde, Projektleitung und weitere Stammdaten.

• Controllingauswertung: verdichtete Kennzahlen des gespeicherten Stichtags.

• Zwischenkalkulation: Tabelle der Positionen beziehungsweise Arbeitspakete mit Kategorie, Honorar, Fremd- und Eigenhonorar, Einbehalt, Budget, Leistungsstand, anteiligem Budget, Ist-Aufwand und Abweichung.

• Vorausschau: nach Controlling-Kategorien gruppierte Sicht auf Budget, Ist-Aufwand, voraussichtlichen Aufwand und Endabweichung.

• Beteiligte: gespeicherte Projektbeteiligungen, sofern im Blatt enthalten.

Über Copy, CSV und Excel lassen sich die Tabellen weiterverwenden. Das Suchfeld filtert die sichtbaren Zeilen. Gruppenköpfe fassen Positionen nach Controlling-Kategorie zusammen; die Zeile TOTAL zeigt die Gesamtsumme des gespeicherten Stichtags.

Die Anzeige ist schreibgeschützt: Korrekturen werden im Projekt vorgenommen und erscheinen erst in einem neu erzeugten Controlling-Blatt. Ein bestehendes Blatt bleibt als historischer Nachweis unverändert.

Kategorienzuordnung vor dem Snapshot

Das Blatt speichert die Zuordnung zum Erstellungszeitpunkt. Stimmen die Kategorien von Position und Beteiligung nicht überein, werden Budget und Personalaufwand in unterschiedlichen Zeilen historisiert. Prüfen Sie die Zuordnung deshalb vor dem Erstellen des Blatts.

Controlling-Kategorien richtig verwenden