Neuen Mitarbeiter im System anlegen

Ziel und Wichtigkeit

Dieser Prozess beschreibt alle notwendigen Schritte zur Anlage eines neuen Mitarbeiters im System Synapcus 360 ERP oder Synapcus HRM.

Nur wenn alle Schritte vor dem Eintritt abgeschlossen sind, ist der Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag vollständig arbeitsfähig im System.

Alle beschriebenen Schritte müssen vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters abgeschlossen sein, damit der Mitarbeiter ab dem ersten Tag aktiv im System arbeiten kann (Login, Zeiterfassung, HR/PM-Funktionen).

Voraussetzungen

Administrativer Zugriff auf:
- Synapcus Adressbuch
- HRM Modul
Unternehmens-E-Mail-Adresse für den neuen Mitarbeiter
Vorliegender Arbeitsvertrag mit Soll Arbeitsbedingungen

Prozessübersicht

Kontaktperson im Adressbuch anlegen
Unternehmens-E-Mail-Adresse vergeben
Mitarbeiterdaten im HRM erfassen
Erste Anstellung anlegen
Mitarbeiter aktivieren (vor Eintritt)

Grafische Prozessdarstellung

CODE

┌─────────────────────────────────────┐
│ Start: Neuer Mitarbeiter tritt ein │
└─────────────────────────────────────┘
                │
                ▼
┌─────────────────────────────────────┐
│ Kontaktperson im Synapcus Adressbuch│
│ unter dem Unternehmen anlegen       │
└─────────────────────────────────────┘
                │
                ▼
┌─────────────────────────────────────┐
│ Unternehmens-E-Mail-Adresse vergeben│
│ (Pflicht – sonst keine Aktivierung) │
└─────────────────────────────────────┘
                │
                ▼
┌─────────────────────────────────────┐
│ HRM → Anstellungen → General Data   │
│ Allgemeine Mitarbeiterdaten erfassen│
│ (PERNR, Eintrittsdatum, etc.)       │
└─────────────────────────────────────┘
                │
                ▼
┌─────────────────────────────────────┐
│ Erste Anstellung erfassen           │
│ gemäß Arbeitsvertrag                │
└─────────────────────────────────────┘
                │
                ▼
┌─────────────────────────────────────┐
│ Reiter „Sonstige“                   │
│ Mitarbeiter aktivieren              │
│ (spätestens 1 Tag vor Eintritt)     │
└─────────────────────────────────────┘
                │
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┌─────────────────────────────────────┐
│ Systembenachrichtigung an Admin     │
│ Rechtevergabe & Genehmigung         │
└─────────────────────────────────────┘
                │
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┌─────────────────────────────────────┐
│ Login-Daten per E-Mail an Mitarbeiter│
└─────────────────────────────────────┘
                │
                ▼
┌─────────────────────────────────────┐
│ ✅ Mitarbeiter kann ab Tag 1 arbeiten│
└─────────────────────────────────────┘

Schritt-für-Schritt Anleitung neuen Mitarbeiter in Synapcus anlegen

1. Kontaktperson im Synapcus Adressbuch anlegen

Der neue Mitarbeiter wird zuerst als Kontaktperson im Synapcus Adressbuch erfasst.

Menü: Adressbuch → Unternehmen
Auswahl des entsprechenden Unternehmens
Anlage einer neuen Kontaktperson
Erfassung der Basisdaten (Name, Vorname, Kontaktdaten)

➡️ Hinweis:
Ohne bestehende Kontaktperson kann kein Mitarbeiter im HRM-Modul angelegt werden.

2. Unternehmens-E-Mail-Adresse vergeben (Pflicht)

Sehr wichtig:
Dem neuen Mitarbeiter muss zwingend eine E-Mail-Adresse im Unternehmenssystem zugewiesen werden.

❌ Ohne E-Mail-Adresse kann der Mitarbeiter nicht aktiviert werden.

Die E-Mail-Adresse ist Voraussetzung für:
- Systemaktivierung
- Versand der Login-Daten
- Benutzeranlage
- Login im System

3. Mitarbeiter im Unternehmen anlegen – Allgemeine Daten

Nach der Erstellung der Kontaktperson:

Öffnen der Kontaktperson im Unternehmen
Wechsel zum Reiter „Anstellungen“
Anlage eines neuen Mitarbeiters

Reiter: General Data (Allgemeine Daten)

Hier werden die grundlegenden Mitarbeiterinformationen erfasst, z. B.:

Personalnummer (PERNR)
Eintrittsdatum
Organisatorische Zuordnung
Weitere allgemeine HR-Stammdaten

Diese Daten bilden die Basis für alle weiteren HR-Prozesse.

4. Erste Anstellung erfassen

Nach den allgemeinen Daten wird die erste Anstellung gemäß dem vereinbarten Arbeitsvertrag erfasst.

Arbeitszeitmodell
Beschäftigungsgrad
Vertragsbeginn
Vertragsart

➡️ Hinweis:
Eine detaillierte Beschreibung zur Erfassung von Anstellungen in Synapcus findet sich in der separaten Dokumentation:
„Anstellungen in Synapcus HRM erfassen“.

5. Mitarbeiter aktivieren (vor Eintrittsdatum)

⚠️ Zeitpunkt:
Die Aktivierung muss spätestens am Tag vor dem Eintritt (oder am Eintrittstag selbst) erfolgen.

Wechsel zum Reiter „Sonstige“
Aktivierung des Mitarbeiters auslösen

Der Systemadministrator erhält automatisch eine Benachrichtigung
Der Administrator:
- genehmigt die Benutzeraktivierung
- vergibt die notwendigen Benutzerrechte und Rollen

Parallel dazu:

Der neue Mitarbeiter erhält seine Login-Daten per E-Mail
Ab diesem Zeitpunkt kann der Mitarbeiter:
- sich im System anmelden
- ab dem ersten Arbeitstag produktiv arbeiten