Abwesenheitsantrag erstellen
Der Abwesenheitsantrag in Synapcus ist ein vom Benutzer initiiertes Workflow-Verfahren. Um eine Abwesenheit zu beantragen, können möglicherweise mehrere Projektleiter und der direkte Vorgesetzte um Freigabe gebeten werden. Dieser Antrag wird als Aufgabe im Aktivitäts-Feed aller beteiligten Personen angezeigt. Dadurch können sowohl der Initiator als auch die Freigabeberechtigten die ausstehenden Anträge sowie ihren aktuellen Status einsehen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Krankheitsmeldungen nicht freigegeben werden müssen. Dennoch sollte das Unternehmen über diese informiert werden.
Typen von Abwesenheitsanträgen und deren Statis:
Urlaub
Stati: geplant→ angefragt→ freigegeben PL→ freigegeben BL→ freigegeben/abgelehnt
Gleiten
Stati: geplant→ angefragt→ freigegeben PL→ freigegeben BL→ freigegeben/abgelehnt
Reise
Stati: geplant→ angefragt→ freigegeben PL/abgelehnt→ gebucht→ in Abrechnung→ abgeschlossen
Krankheit
Stati: geplant→ eingereicht→ gesichtet→abgeschlossen
Hinweis zu Antragsverfahren und Zeitnachweisen:
Alle Anträge müssen “beantragt” oder “eingereicht” werden. Anträge, die lediglich im Status "geplant" verbleiben, werden vom System ignoriert und führen nicht zur automatischen Erfassung von Zeitnachweisen für den Benutzerausgleich.
Lediglich “genehmigte Anträge” generieren kontierte/verrechenbare Zeitnachweise. Im Fall eines Krankheitsantrags genügt die Einreichung des Antrags für diesen Zweck.
Wir möchten Sie daran erinnern, dass die korrekte Beantragung und Genehmigung von Anträgen entscheidend ist, um eine korrekte Zeiterfassung und Abrechnung zu gewährleisten.
Bei Fragen oder Unklarheiten stehen Ihnen die jeweilige Personalabteilung jedes Unternehmens gerne zur Verfügung.
Erstellung eines neuen Abwesenheitsantrags mit Synapcus-Software
Um einen neuen Abwesenheitsantrag zu erstellen, befolgen Sie bitte diese Schritte:
Navigieren Sie zum Menüpunkt "Home" und wählen Sie dort die Ansicht "Abwesenheitsanträge" aus.
Klicken Sie auf den Button "Neu"
Alternativ können Sie das "+" -Symbol in der obersten Leiste verwenden (kontextunabhängig).
Wählen Sie den gewünschten Abwesenheitstyp aus: "Reise/Urlaub/Gleiten/Krankheit". Für weitere Details zu Reiseanträgen, besuchen Sie bitte die Anleitung zum Reiseantrag erstellen.
Geben Sie allgemeine Daten ein, wie Start- und Enddatum sowie die Personen, die zur Freigabe des Antrags berechtigt sind.
Speichern Sie das Dokument. Ihr Abwesenheitsantrag befindet sich nun im Status "geplant".
Um die Freigabe zu beantragen: Setzen Sie den Antrag über das Menü "Anfragen" auf den Status "angefragt". Dadurch werden der Projektleiter und der Bereichsleiter über den Antrag informiert und um Freigabe oder Ablehnung gebeten.
Hinweis: Überprüfung der Überstunden vor der Freigabe von Gleitanträgen
Um einen Gleitantrag erfolgreich durch den Freigabeprozess weiterleiten zu können, führt das System automatisch eine Überprüfung der verfügbaren Überstunden für den jeweiligen Benutzer durch.
Sollten zu dem Antrag-Zeitpunkt nicht ausreichend Überstunden vorhanden sein, wird der Antrag durch eine Validierungsnachricht blockiert. Der Benutzer wird entsprechend über die Unmöglichkeit der Freigabe informiert.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Überprüfung dazu dient, sicherzustellen, dass die Freigabe von Gleitanträgen den Unternehmensrichtlinien und den individuellen Arbeitszeitregelungen entspricht.
Benutzer werden aktiv auf ihren Überstundenstatus hingewiesen, um eine transparente und regelkonforme Abwicklung von Gleitanträgen zu gewährleisten.
Wir bitten alle Benutzer, ihre Überstunden sorgfältig zu verwalten und bei Bedarf mit der Personalabteilung oder dem Vorgesetzten in Kontakt zu treten, um Unstimmigkeiten oder Fragen zu klären.