Reiseplanung und Abrechnung
Ein Reiseantrag ist eine spezielle Form des Abwesenheitsantrags. Dabei entfallen Reise- und Arbeitskosten. Diese Zeiten werden positiv dem Mitarbeiter Stundensaldo angerechnet. Um eine Dienstreise anzutreten, bedarf es eines Reiseantrags der vom Projektleiter freigegeben werden muss.
Reiseantrag
Um eine Dienstreise anzutreten, bedarf es eines Reiseantrags
Der Reiseantrag muss vom Projektleiter genehmigt werden
Die Reisekosten werden einer (oder mehreren) Reiseaktivität zugeordnet
Die Reiseaktivitäten sind Aktivitäten vom Typ "Treffen" oder "To Do" und sind Kostenträger für die erstellten Reisen im Synapcus System
Die Reiseaktivität muss dem Projekt/Prozess zugeordnet werden für dem die Reise getätigt werden soll
Ein Reiseantrag kann eine einfache Reise ( nur einen Kunden wird besucht) sein oder auch eine Rundreise ( mehrere Kunden/Ziele werden besucht)
Einem Reiseantrag muss mindestens eine Reiseaktivität zugeordnet werden die für das gleiche Zeitintervall geplant wurde
Reiseantrag Statis: geplant, angefragt, freigegeben, gebucht, in Abrechnung, abgeschlossen.
Reiseantrag erstellen
Ein Reisantrag kann auch von den kontextunbahängigen Button in der obersten Leiste erstellt werden.
Reiseantrag als Rundreise
Eine Rundreise beinhaltet Reiseziele und Ansprechpartner aus mehreren Projekten / Prozessen. So kann z.B. eine Reise nach Köln, Düsseldorf und Frankfurt die Projekte 180010 und 180021 betreffen. Die Reisekosten werden entsprechend auf diese 2 Projekte (Kostenstellen) verteilt. Die Verteilung der Kosten erfolgt mittels der "Aktivität" (die z.B. ein "Treffen" oder "ToDo" sein kann). Auch die Reise- bzw. Arbeitszeiten werden auf diese Reiseaktivitäten eingetragen.
Reise Allgemeindaten
Wählen Sie den Abwesenheitstyp "Reise"
Allgemeine Daten eintragen wie Start-/ Ende der Reise inkl. Uhrzeit
Freigabe Projektleiter, evtl. auch eine Vertretung eintragen
Speichern Sie das Dokument. Ihr Reiseantrag befindet sich im Status "geplant".
Erstellen Sie eine neue Aktivität, falls Sie der Initiator der Reise sind oder alleine reisen (Button "Neu").
Alternativ"Hinzufügen" Button, falls die Reiseaktivität bereits erstellt wurde
Der Reiseantrag im Status "angefragt" (über das Menü "anfragen") setzten. Damit wird der Projektleiter über den Antrag informiert und um Freigabe oder/Anlehnung gefordert.
Reiseplanung
Reisemittel ( Fahren, Fliegen, Übernachten) auswählen und über das jeweilige Häkchen in der Box speichern.
Speichern Sie das Dokument
Nachdem alle Angaben gemacht wurden, setzen Sie das Dokument in den Status "angefragt" (über das Menü "anfragen") wenn Sie die Aktion nicht unter Punkt 6 durchgeführt haben. Nun ist der Antrag bis nach der Freigabe nicht mehr zu bearbeiten.
Nach der Freigabe -> Wählen Sie den Status "buchen" aus: Die Reise ist bei Bedarf wieder zu bearbeiten.
Reise Zeitnachweise
10. Nach der Reise müssen über den Reiter "Zeitnachweise" die Fahr- und Arbeitszeiten eingetragen und von hier aus auch kontiert werden. Alternativ können die Zeitnachweise auch im Zeitnachweiskalender auf die Reiseaktivität erfasst und kontiert werden.
Reisekostenabrechnung
11. Hier werden die Reisekosten erfasst. Die Erfassung erfolgt durch die reisende Person und/oder die Verwaltung/Personalabteilung. Anschließend setzen Sie den Antrag in den Status "zur Abrechnung". Dadurch wird die Verwaltung informiert.
12. Diese rechnet Ihre Reise ab und schließt den Antrag (Status "abgeschlossen").
13. Reiseantrag ausdrucken
Mahlzeiten – Abzug von der Tagespauschale
Grundprinzip
Bei Dienstreisen wird eine gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschale (Tagespauschale) gezahlt.
Diese Pauschale dient dazu, Mehraufwand für Essen und Trinken auszugleichen.
Wichtig:
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber, Hotel oder Kunden gestellt (z. B. Frühstück im Hotel), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden.
Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 9 Abs. 4a EStG).
Gesetzliche Kürzungssätze (Inland)
Die Kürzung erfolgt prozentual von der vollen Tagespauschale (aktuell 28 € bei vollen Reisetagen):
Frühstück: 20 %
Mittagessen: 40 %
Abendessen: 40 %
Beispiel (volle Pauschale 28 €):
Frühstück → 5,60 € Abzug
Mittagessen → 11,20 € Abzug
Abendessen → 11,20 € Abzug
Diese Werte sind im System hinterlegt und werden automatisch berechnet.
Berechnungsarten im System
Im Bereich „Gestellte Mahlzeiten“ stehen drei Optionen zur Verfügung:
1️⃣ Keine Berechnung
Es werden keine Mahlzeiten abgezogen
Die Verpflegungspauschale wird vollständig ausgezahlt
Unabhängig davon, ob Mahlzeiten tatsächlich gestellt wurden
Wann verwenden?
Wenn sicher ist, dass keine Mahlzeiten gestellt wurden
Wenn bewusst keine Kürzung erfolgen soll
⚠ Achtung: Entspricht ggf. nicht den gesetzlichen Vorgaben, wenn Mahlzeiten tatsächlich enthalten waren.
2️⃣ Automatisch
Das System nimmt automatische Abzüge vor
In der aktuellen Logik werden dabei alle Frühstücke automatisch abgezogen
Das bedeutet:
Für jeden Reisetag wird das Frühstück als gestellt gewertet
Der entsprechende gesetzliche Kürzungsbetrag wird automatisch abgezogen
Typischer Anwendungsfall:
Hotelübernachtung mit standardmäßig enthaltenem Frühstück
⚠ Wichtig:
Andere Kombinationen (z. B. nur Mittagessen oder einzelne Tage unterschiedlich) werden hier nicht individuell berücksichtigt.
3️⃣ Manuell (empfohlen für individuelle Fälle)
Diese Option sollte gewählt werden, wenn:
Nicht an allen Tagen Frühstück enthalten war
Nur einzelne Mahlzeiten gestellt wurden
Kombinationen aus Frühstück, Mittag- oder Abendessen vorliegen
Geschäftsessen durch Kunden bezahlt wurden
Abweichungen vom Standardfall bestehen
Hier kann pro Tag und pro Mahlzeit individuell festgelegt werden:
☕ Frühstück
🍽 Mittagessen
🌙 Abendessen
Nur die markierten Mahlzeiten werden abgezogen.
Empfehlung für die Praxis
Situation | Einstellung |
|---|---|
Keine Mahlzeiten gestellt | Keine Berechnung |
Hotel mit täglich inkludiertem Frühstück | Automatisch |
Unterschiedliche oder einzelne Mahlzeiten gestellt | Manuell |
In allen Fällen mit gemischten oder unklaren Konstellationen sollte „Manuell“ gewählt werden, um eine gesetzeskonforme und korrekte Abrechnung sicherzustellen.
Warum ist das wichtig?
Die Verpflegungspauschale ist steuerrechtlich geregelt.
Falsche oder fehlende Kürzungen können:
zu steuerlichen Problemen führen
zu fehlerhaften Erstattungen führen
bei Prüfungen beanstandet werden
Daher müssen gestellte Mahlzeiten korrekt angegeben werden.