Reiseplanung und Abrechnung

Ein Reiseantrag ist eine spezielle Form des Abwesenheitsantrags. Dabei entfallen Reise- und Arbeitskosten. Diese Zeiten werden positiv dem Mitarbeiter Stundensaldo angerechnet. Um eine Dienstreise anzutreten, bedarf es eines Reiseantrags der vom Projektleiter freigegeben werden muss.

Reiseantrag

• Um eine Dienstreise anzutreten, bedarf es eines Reiseantrags

• Der Reiseantrag muss vom Projektleiter genehmigt werden

• Die Reisekosten werden einer (oder mehreren) Reiseaktivität zugeordnet

• Die Reiseaktivitäten sind Aktivitäten vom Typ "Treffen" oder "To Do" und sind Kostenträger für die erstellten Reisen im Synapcus System

• Die Reiseaktivität muss dem Projekt/Prozess zugeordnet werden für dem die Reise getätigt werden soll

• Ein Reiseantrag kann eine einfache Reise ( nur einen Kunden wird besucht) sein oder auch eine Rundreise ( mehrere Kunden/Ziele werden besucht)

• Einem Reiseantrag muss mindestens eine Reiseaktivität zugeordnet werden die für das gleiche Zeitintervall geplant wurde

• Reiseantrag Statis: geplant, angefragt, freigegeben, gebucht, in Abrechnung, abgeschlossen.

Reiseantrag erstellen

Ein Reisantrag kann auch von den kontextunbahängigen Button in der obersten Leiste erstellt werden.

Reiseantrag als Rundreise

Eine Rundreise beinhaltet Reiseziele und Ansprechpartner aus mehreren Projekten / Prozessen. So kann z.B. eine Reise nach Köln, Düsseldorf und Frankfurt die Projekte 180010 und 180021 betreffen. Die Reisekosten werden entsprechend auf diese 2 Projekte (Kostenstellen) verteilt. Die Verteilung der Kosten erfolgt mittels der "Aktivität" (die z.B. ein "Treffen" oder "ToDo" sein kann). Auch die Reise- bzw. Arbeitszeiten werden auf diese Reiseaktivitäten eingetragen.

Reise Allgemeindaten

1. Wählen Sie den Abwesenheitstyp "Reise"

2. Allgemeine Daten eintragen wie Start-/ Ende der Reise inkl. Uhrzeit

3. Freigabe Projektleiter, evtl. auch eine Vertretung eintragen

4. Speichern Sie das Dokument. Ihr Reiseantrag befindet sich im Status "geplant".

   1. Erstellen Sie eine neue Aktivität, falls Sie der Initiator der Reise sind oder alleine reisen (Button "Neu").
      Alternativ

   2. "Hinzufügen" Button, falls die Reiseaktivität bereits erstellt wurde

5. Der Reiseantrag im Status "angefragt" (über das Menü "anfragen") setzten. Damit wird der Projektleiter über den Antrag informiert und um Freigabe oder/Anlehnung gefordert.

Reiseplanung

6. Reisemittel ( Fahren, Fliegen, Übernachten) auswählen und über das jeweilige Häkchen in der Box speichern. 

7. Speichern Sie das Dokument

8. Nachdem alle Angaben gemacht wurden, setzen Sie das Dokument in den Status "angefragt" (über das Menü "anfragen") wenn Sie die Aktion nicht unter Punkt 6 durchgeführt haben. Nun ist der Antrag bis nach der Freigabe nicht mehr zu bearbeiten.

9. Nach der Freigabe -> Wählen Sie den Status "buchen" aus: Die Reise ist bei Bedarf wieder zu bearbeiten.

Reise Zeitnachweise

10. Nach der Reise müssen über den Reiter "Zeitnachweise" die Fahr- und Arbeitszeiten eingetragen und von hier aus auch kontiert werden. Alternativ können die Zeitnachweise auch im Zeitnachweiskalender auf die Reiseaktivität erfasst und kontiert werden.

Reisekostenabrechnung

11. Hier werden die Reisekosten erfasst. Die Erfassung erfolgt durch die reisende Person und/oder die Verwaltung/Personalabteilung. Anschließend setzen Sie den Antrag in den Status "zur Abrechnung". Dadurch wird die Verwaltung informiert.
12. Diese rechnet Ihre Reise ab und schließt den Antrag (Status "abgeschlossen").

13. Reiseantrag ausdrucken

Mahlzeiten – Abzug von der Tagespauschale

Grundprinzip

Bei Dienstreisen wird eine gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschale (Tagespauschale) gezahlt.

Diese Pauschale dient dazu, Mehraufwand für Essen und Trinken auszugleichen.

Wichtig:
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber, Hotel oder Kunden gestellt (z. B. Frühstück im Hotel), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden.

Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 9 Abs. 4a EStG).

Gesetzliche Kürzungssätze (Inland)

Die Kürzung erfolgt prozentual von der vollen Tagespauschale (aktuell 28 € bei vollen Reisetagen):

• Frühstück: 20 %

• Mittagessen: 40 %

• Abendessen: 40 %

Beispiel (volle Pauschale 28 €):

• Frühstück → 5,60 € Abzug

• Mittagessen → 11,20 € Abzug

• Abendessen → 11,20 € Abzug

Diese Werte sind im System hinterlegt und werden automatisch berechnet.

Berechnungsarten im System

Im Bereich „Gestellte Mahlzeiten“ stehen drei Optionen zur Verfügung:

1️⃣ Keine Berechnung

• Es werden keine Mahlzeiten abgezogen

• Die Verpflegungspauschale wird vollständig ausgezahlt

• Unabhängig davon, ob Mahlzeiten tatsächlich gestellt wurden

Wann verwenden?

• Wenn sicher ist, dass keine Mahlzeiten gestellt wurden

• Wenn bewusst keine Kürzung erfolgen soll

⚠ Achtung: Entspricht ggf. nicht den gesetzlichen Vorgaben, wenn Mahlzeiten tatsächlich enthalten waren.

2️⃣ Automatisch

• Das System nimmt automatische Abzüge vor

• In der aktuellen Logik werden dabei alle Frühstücke automatisch abgezogen

Das bedeutet:

• Für jeden Reisetag wird das Frühstück als gestellt gewertet

• Der entsprechende gesetzliche Kürzungsbetrag wird automatisch abgezogen

Typischer Anwendungsfall:

• Hotelübernachtung mit standardmäßig enthaltenem Frühstück

⚠ Wichtig:
Andere Kombinationen (z. B. nur Mittagessen oder einzelne Tage unterschiedlich) werden hier nicht individuell berücksichtigt.

3️⃣ Manuell (empfohlen für individuelle Fälle)

Diese Option sollte gewählt werden, wenn:

• Nicht an allen Tagen Frühstück enthalten war

• Nur einzelne Mahlzeiten gestellt wurden

• Kombinationen aus Frühstück, Mittag- oder Abendessen vorliegen

• Geschäftsessen durch Kunden bezahlt wurden

• Abweichungen vom Standardfall bestehen

Hier kann pro Tag und pro Mahlzeit individuell festgelegt werden:

• ☕ Frühstück

• 🍽 Mittagessen

• 🌙 Abendessen

Nur die markierten Mahlzeiten werden abgezogen.

Empfehlung für die Praxis

In allen Fällen mit gemischten oder unklaren Konstellationen sollte „Manuell“ gewählt werden, um eine gesetzeskonforme und korrekte Abrechnung sicherzustellen.

Warum ist das wichtig?

Die Verpflegungspauschale ist steuerrechtlich geregelt.
Falsche oder fehlende Kürzungen können:

• zu steuerlichen Problemen führen

• zu fehlerhaften Erstattungen führen

• bei Prüfungen beanstandet werden

Daher müssen gestellte Mahlzeiten korrekt angegeben werden.

Video Tutorial Reiseantrag erstellen