Reiseplanung und Abrechnung

Ein Reiseantrag ist eine spezielle Form des Abwesenheitsantrags. Dabei entfallen Reise- und Arbeitskosten. Diese Zeiten werden positiv dem Mitarbeiter Stundensaldo angerechnet. Um eine Dienstreise anzutreten, bedarf es eines Reiseantrags der vom Projektleiter freigegeben werden muss.

Reiseantrag

• Um eine Dienstreise anzutreten, bedarf es eines Reiseantrags

• Der Reiseantrag muss vom Projektleiter genehmigt werden

• Die Reisekosten werden einer (oder mehreren) Reiseaktivität zugeordnet

• Die Reiseaktivitäten sind Aktivitäten vom Typ "Treffen" oder "To Do" und sind Kostenträger für die erstellten Reisen im Synapcus System

• Die Reiseaktivität muss dem Projekt/Prozess zugeordnet werden für dem die Reise getätigt werden soll

• Ein Reiseantrag kann eine einfache Reise ( nur einen Kunden wird besucht) sein oder auch eine Rundreise ( mehrere Kunden/Ziele werden besucht)

• Einem Reiseantrag muss mindestens eine Reiseaktivität zugeordnet werden die für das gleiche Zeitintervall geplant wurde

• Reiseantrag Statis: geplant, angefragt, freigegeben, gebucht, in Abrechnung, abgeschlossen.

Reiseantrag erstellen

Ein Reisantrag kann auch von den kontextunbahängigen Button in der obersten Leiste erstellt werden.

Reiseantrag als Rundreise

Eine Rundreise beinhaltet Reiseziele und Ansprechpartner aus mehreren Projekten / Prozessen. So kann z.B. eine Reise nach Köln, Düsseldorf und Frankfurt die Projekte 180010 und 180021 betreffen. Die Reisekosten werden entsprechend auf diese 2 Projekte (Kostenstellen) verteilt. Die Verteilung der Kosten erfolgt mittels der "Aktivität" (die z.B. ein "Treffen" oder "ToDo" sein kann). Auch die Reise- bzw. Arbeitszeiten werden auf diese Reiseaktivitäten eingetragen.

Reise Allgemeindaten

1. Wählen Sie den Abwesenheitstyp "Reise"

2. Allgemeine Daten eintragen wie Start-/ Ende der Reise inkl. Uhrzeit

3. Freigabe Projektleiter, evtl. auch eine Vertretung eintragen

4. Speichern Sie das Dokument. Ihr Reiseantrag befindet sich im Status "geplant".

   1. Erstellen Sie eine neue Aktivität, falls Sie der Initiator der Reise sind oder alleine reisen (Button "Neu").
      Alternativ

   2. "Hinzufügen" Button, falls die Reiseaktivität bereits erstellt wurde

5. Der Reiseantrag im Status "angefragt" (über das Menü "anfragen") setzten. Damit wird der Projektleiter über den Antrag informiert und um Freigabe oder/Anlehnung gefordert.

Reiseplanung

6. Reisemittel ( Fahren, Fliegen, Übernachten) auswählen und über das jeweilige Häkchen in der Box speichern. 

7. Speichern Sie das Dokument

8. Nachdem alle Angaben gemacht wurden, setzen Sie das Dokument in den Status "angefragt" (über das Menü "anfragen") wenn Sie die Aktion nicht unter Punkt 6 durchgeführt haben. Nun ist der Antrag bis nach der Freigabe nicht mehr zu bearbeiten.

9. Nach der Freigabe -> Wählen Sie den Status "buchen" aus: Die Reise ist bei Bedarf wieder zu bearbeiten.

Reise Zeitnachweise

10. Nach der Reise müssen über den Reiter "Zeitnachweise" die Fahr- und Arbeitszeiten eingetragen und von hier aus auch kontiert werden. Alternativ können die Zeitnachweise auch im Zeitnachweiskalender auf die Reiseaktivität erfasst und kontiert werden.

Reisekostenabrechnung

11. Hier werden die Reisekosten erfasst. Die Erfassung erfolgt durch die reisende Person und/oder die Verwaltung/Personalabteilung. Anschließend setzen Sie den Antrag in den Status "zur Abrechnung". Dadurch wird die Verwaltung informiert.
12. Diese rechnet Ihre Reise ab und schließt den Antrag (Status "abgeschlossen").

13. Reiseantrag ausdrucken

Wiederkehrende Tagesreisen

Grundprinzip

Mit „Wiederkehrende Tagesreise“ erfassen Sie regelmäßige tägliche Hin- und Rückfahrten in einem einzigen Reiseantrag.

Anders als bei einer zusammenhängenden mehrtägigen Reise beginnt und endet jede Tagesreise am selben Tag. Für die Abrechnung werden die ausgewählten Tage einzeln betrachtet. Es werden keine zusätzlichen Reiseanträge pro Tag angelegt.

Typischer Anwendungsfall: tägliche Baustelleneinsätze

Bauleiter und gewerbliche Mitarbeiter fahren über einen längeren Zeitraum regelmäßig vom Betrieb oder Bauhof zur Baustelle und kehren am selben Tag zurück. Diese täglichen Baustellenfahrten können in einem einzigen Antrag als „Wiederkehrende Tagesreise“ erfasst werden. Die üblichen Abfahrts- und Rückkehrzeiten werden vorbelegt. Abweichende Reisezeiten lassen sich je Tag anpassen; einsatzfreie Tage werden deaktiviert.

Wiederkehrende Tagesreise anlegen

1. Wählen Sie beim Erstellen des Antrags den Abwesenheitstyp „Reise“.

2. Tragen Sie bei „beginnt“ und „endet“ den ersten und letzten Tag des gewünschten Zeitraums ein. Beide Tage gehören zum Zeitraum.

3. Geben Sie die Uhrzeiten als Vorgabe für jede Tagesreise ein, beispielsweise Beginn 07:00 Uhr und Ende 17:00 Uhr.

4. Aktivieren Sie „Wiederkehrende Tagesreise“. In einem bereits geöffneten Antrag finden Sie diese Option im Reiter „Allgemein“, im Bereich „Abwesenheitstage“.

5. Wählen Sie bei Bedarf „inkl. Samstag“, „inkl. Sonntag“ oder „inkl. Feiertage“.

6. Ergänzen Sie die übrigen Angaben des Reiseantrags und klicken Sie auf „Speichern“.

Ohne zusätzliche Auswahl werden Samstage, Sonntage und die in Synapcus konfigurierten Feiertage zunächst nicht zur Abrechnung aktiviert. Fällt ein Feiertag auf einen Samstag oder Sonntag, müssen für seine automatische Berücksichtigung beide entsprechenden Optionen eingeschaltet sein.

Einzelne Tagesreisen bearbeiten

Nach dem Speichern erscheint im Reiter „Abrechnung“ der Bereich „Tagesreisen“, direkt oberhalb von „Abzüge von der Tagespauschale“. Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn „Wiederkehrende Tagesreise“ aktiviert ist.

Die Tabelle enthält für jeden Kalendertag des Zeitraums eine Zeile mit folgenden Angaben:

• Aktiv: Legt fest, ob dieser Tag abgerechnet wird.

• Wochentag / Datum: Zeigt den betreffenden Tag. Konfigurierte Feiertage sind zusätzlich gekennzeichnet.

• Beginn: Beginn der jeweiligen Tagesreise.

• Ende: Ende der jeweiligen Tagesreise.

Passen Sie die Einträge an die tatsächlich durchgeführten Reisen an.

Eine Reise entfällt

Entfernen Sie das Häkchen bei „Aktiv“, beispielsweise bei einem einsatzfreien Tag. Die Zeile bleibt gespeichert, wird aber nicht abgerechnet. Die Uhrzeiten des deaktivierten Tages können erst nach seiner erneuten Aktivierung bearbeitet werden.

Ein zusätzlicher Reisetag soll berücksichtigt werden

Aktivieren Sie den betreffenden Tag, beispielsweise einen zunächst ausgeschlossenen Samstag, an dem ein Baustelleneinsatz stattgefunden hat.

Die Uhrzeiten weichen von der Vorgabe ab

Ändern Sie „Beginn“ oder „Ende“ direkt in der betreffenden Zeile, beispielsweise bei einer früheren Abfahrt oder einer späteren Rückkehr. Die übrigen Tagesreisen bleiben unverändert.

Tagesgeld berechnen

Die Aktivierung von „Wiederkehrende Tagesreise“ schaltet die Tagesgeldberechnung nicht automatisch ein.

Wählen Sie unter „Verpflegungspauschale / Tagesgeld“ die gewünschte Berechnungsart:

• Keine Berechnung: Es wird kein Tagesgeld angesetzt.

• Automatisch: Synapcus berechnet das Tagesgeld für jeden aktiven Tag anhand seiner Dauer und der hinterlegten Sätze.

• Manuell: Sie geben den Tagesgeldbetrag für den Antrag selbst vor.

Bei automatischer Berechnung kann eine Änderung der Uhrzeiten oder der aktiven Tage den Gesamtbetrag verändern. Maßgeblich sind die einzelnen Tagesreisen, nicht die durchgehende Zeitspanne zwischen dem ersten und letzten Datum des Antrags.

Mahlzeiten und Zusammenfassung

Gestellte Mahlzeiten erfassen Sie im Bereich „Abzüge von der Tagespauschale“. Bei wiederkehrenden Tagesreisen werden nur aktive Tage berücksichtigt. Die Berechnungsarten und die Auswahl einzelner Mahlzeiten sind im folgenden Abschnitt beschrieben.

Die „Zusammenfassung Tagespauschalen und Abzüge“ zeigt die Tagespauschalen, die Abzüge und das daraus resultierende Ergebnis. Sie bleibt auch dann sichtbar, wenn die Tabellen zugeklappt sind.

Klicken Sie nach Ihren Änderungen auf „Speichern“. Prüfen Sie anschließend unter „Abrechnung an den Reisenden“ die Werte „Summe Tagesgeld“, „Abzug für gestellte Mahlzeiten“, „Zwischensumme Tagesgeld“ und „Reisebetrag“.

Hinweis zur Zeiterfassung: Die Uhrzeiten unter „Tagesreisen“ dienen der Berechnung der Tagespauschalen. Sie ersetzen nicht die Erfassung und Kontierung der Fahr- und Arbeitszeiten im Reiter „Zeitnachweise“ beziehungsweise im Zeitnachweiskalender.

Zeitraum und Vorgaben nachträglich ändern

Sie können den Zeitraum und die vorbelegten Uhrzeiten im Kopf des Antrags nachträglich ändern.

Nach dem Speichern und erneuten Laden wird die Tagesliste an den aktuellen Zeitraum angepasst:

• Zeitraum verlängert: Zusätzliche Tage werden mit den vorgegebenen Uhrzeiten und den gewählten Wochenend- und Feiertagsoptionen ergänzt.

• Zeitraum verkürzt: Tage außerhalb des neuen Zeitraums entfallen aus der Tagesliste.

• Vorgabezeiten geändert: Nicht individuell bearbeitete Tage übernehmen die neuen Zeiten.

• Einzelne Tage bereits bearbeitet: Individuelle Einstellungen an weiterhin enthaltenen Tagen bleiben erhalten.

Kontrollieren Sie nach solchen Änderungen die Tabelle „Tagesreisen“, insbesondere bereits individuell bearbeitete Zeilen. Das gilt auch, wenn Sie die Optionen für Samstage, Sonntage oder Feiertage nachträglich ändern.

Eine normale Reise in Tagesreisen umwandeln

Ein bestehender normaler Reiseantrag kann – sofern er bearbeitbar ist – durch Aktivieren von „Wiederkehrende Tagesreise“ umgestellt werden.

Prüfen Sie dabei den Zeitraum und die Uhrzeiten: Was für eine mehrtägige Reise gültig war, muss nicht als tägliche Zeitvorgabe geeignet sein.

Beispiel: Eine durchgehende Reise von Montag 20:00 Uhr bis Dienstag 20:00 Uhr ist als normale Reise möglich. Als Vorgabe für einzelne Tagesreisen ist 20:00 bis 20:00 jedoch ungültig. Tragen Sie stattdessen die tatsächlichen täglichen Zeiten ein, beispielsweise 07:00 bis 17:00.

Speichern Sie die Umstellung und kontrollieren Sie anschließend die Tagesliste und die Berechnungsart für das Tagesgeld.

Wiederkehrende Tagesreise deaktivieren

Wenn Sie „Wiederkehrende Tagesreise“ deaktivieren, erscheint eine Rückfrage:

• Ja: Der Antrag wird wieder als zusammenhängende Reise behandelt. Tagespauschalen und Abzüge können sich dadurch ändern.

• Nein oder Schließen der Rückfrage: Der Modus für wiederkehrende Tagesreisen bleibt erhalten.

Speichern Sie die Änderung und kontrollieren Sie anschließend die Abrechnung.

Bereiche auf- und zuklappen

Die Bereiche „Tagesreisen“ und „Abzüge von der Tagespauschale“ lassen sich unabhängig voneinander über ihre Überschrift aufklappen beziehungsweise zuklappen.

Das Zuklappen dient ausschließlich der Übersicht. Es verändert weder die gespeicherten Angaben noch die Berechnung.

Mahlzeiten – Abzug von der Tagespauschale

Grundprinzip

Bei Dienstreisen wird eine gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschale (Tagespauschale) gezahlt.

Diese Pauschale dient dazu, Mehraufwand für Essen und Trinken auszugleichen.

Wichtig:
Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber, Hotel oder Kunden gestellt (z. B. Frühstück im Hotel), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden.

Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 9 Abs. 4a EStG).

Gesetzliche Kürzungssätze (Inland)

Die Kürzung erfolgt prozentual von der vollen Tagespauschale (aktuell 28 € bei vollen Reisetagen):

• Frühstück: 20 %

• Mittagessen: 40 %

• Abendessen: 40 %

Beispiel (volle Pauschale 28 €):

• Frühstück → 5,60 € Abzug

• Mittagessen → 11,20 € Abzug

• Abendessen → 11,20 € Abzug

Diese Werte sind im System hinterlegt und werden automatisch berechnet.

Berechnungsarten im System

Im Bereich „Gestellte Mahlzeiten“ stehen drei Optionen zur Verfügung:

1️⃣ Keine Berechnung

• Es werden keine Mahlzeiten abgezogen

• Die Verpflegungspauschale wird vollständig ausgezahlt

• Unabhängig davon, ob Mahlzeiten tatsächlich gestellt wurden

Wann verwenden?

• Wenn sicher ist, dass keine Mahlzeiten gestellt wurden

• Wenn bewusst keine Kürzung erfolgen soll

⚠ Achtung: Entspricht ggf. nicht den gesetzlichen Vorgaben, wenn Mahlzeiten tatsächlich enthalten waren.

2️⃣ Automatisch

• Das System nimmt automatische Abzüge vor

• In der aktuellen Logik werden dabei alle Frühstücke automatisch abgezogen

Das bedeutet:

• Für jeden Reisetag wird das Frühstück als gestellt gewertet

• Der entsprechende gesetzliche Kürzungsbetrag wird automatisch abgezogen

Typischer Anwendungsfall:

• Hotelübernachtung mit standardmäßig enthaltenem Frühstück

⚠ Wichtig:
Andere Kombinationen (z. B. nur Mittagessen oder einzelne Tage unterschiedlich) werden hier nicht individuell berücksichtigt.

3️⃣ Manuell (empfohlen für individuelle Fälle)

Diese Option sollte gewählt werden, wenn:

• Nicht an allen Tagen Frühstück enthalten war

• Nur einzelne Mahlzeiten gestellt wurden

• Kombinationen aus Frühstück, Mittag- oder Abendessen vorliegen

• Geschäftsessen durch Kunden bezahlt wurden

• Abweichungen vom Standardfall bestehen

Hier kann pro Tag und pro Mahlzeit individuell festgelegt werden:

• ☕ Frühstück

• 🍽 Mittagessen

• 🌙 Abendessen

Nur die markierten Mahlzeiten werden abgezogen.

Empfehlung für die Praxis

In allen Fällen mit gemischten oder unklaren Konstellationen sollte „Manuell“ gewählt werden, um eine gesetzeskonforme und korrekte Abrechnung sicherzustellen.

Warum ist das wichtig?

Die Verpflegungspauschale ist steuerrechtlich geregelt.
Falsche oder fehlende Kürzungen können:

• zu steuerlichen Problemen führen

• zu fehlerhaften Erstattungen führen

• bei Prüfungen beanstandet werden

Daher müssen gestellte Mahlzeiten korrekt angegeben werden.

Video Tutorial Reiseantrag erstellen