Verzeichnis

Zweck des Moduls

Das Modul Verzeichnis bündelt das mobile Adressbuch und die Dateien in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Hier finden Sie schnell Personen, Organisationen und Dokumente, ohne zwischen mehreren Modulen wechseln zu müssen.

Die Seite ist in drei Bereiche gegliedert:

• Personen

• Organisationen

• Dateien

Allgemeiner Aufbau

Im oberen Bereich sehen Sie:

• die Überschrift „Adressbuch und Dateien“

• die Segmentauswahl für Personen, Organisationen und Dateien

• ein Suchfeld

• je nach Bereich die Anzahl der sichtbaren Einträge

• bei Personen und Organisationen zusätzlich ein Plus-Symbol zum Anlegen neuer Datensätze

Die Suche funktioniert direkt im jeweils aktiven Bereich.

Personen

Der Bereich Personen zeigt alle relevanten Kontakte aus Ihrem Synapcus-Umfeld.

Das können zum Beispiel sein:

• Mitarbeitende

• Kundenkontakte

• Partner

• Lieferanten

• Ansprechpartner aus Architekturbüros

• Bauleiter, Fachplaner oder Monteure

Personenliste

In der Liste sehen Sie pro Eintrag typischerweise:

• den Namen der Person

• die Organisation

• gegebenenfalls die Klassifikation

• eine wichtige Kontaktinformation, zum Beispiel die E-Mail-Adresse

• ein Profilbild oder Initialen

So können Sie Kontakte schnell erkennen und direkt öffnen.

Aktionen über ... in der Personenliste

Über das Drei-Punkte-Menü eines Personeneintrags können Sie aktuell vor allem den Datensatz öffnen.

Das ist nützlich, wenn Sie gezielt aus der Liste heraus in die Detailansicht wechseln möchten.

Neue Person anlegen

Über das Plus-Symbol können Sie eine neue Person anlegen.

Personenformular

Beim Öffnen einer Person erscheint das Personenformular.

Im Kopfbereich sehen Sie:

• den Titel „Person“

• Profilbild oder Avatar

• eine Kurzbeschreibung unter dem Titel

• Schaltflächen zum Schließen und Bearbeiten

• im Bearbeitungsmodus zusätzlich die Möglichkeit zum Speichern

Aktionsleiste im Personenformular

Ein besonders wichtiger Bereich ist die Aktionsleiste. Dort können Sie direkt mit dem Kontakt arbeiten, ohne die Daten erst zu kopieren.

Je nach vorhandenen Daten stehen insbesondere diese Aktionen zur Verfügung:

• E-Mail

• Anrufen

• Mobil

• Öffnen für die Website

• Karte zur Navigation bzw. Adressanzeige

Inhalte des Personenformulars

Das Formular kann insbesondere folgende Bereiche enthalten:

• Hauptinformationen

• Kommunikationskanäle

• Adressen

• Notizen

Typische Felder sind:

• Name

• Vorname

• Nachname

• Organisation

• Klassifikation

• E-Mail

• Telefon

• Mobiltelefon

• Homepage

• Straße

• PLZ

• Ort

• Bundesland

• Land

• Notizen

Klassifikation einer Person

Damit lässt sich ein Kontakt fachlich besser einordnen.

Dublettenprüfung bei Personen

Beim Bearbeiten oder Anlegen unterstützt die App auch die Dublettenprüfung.

Dabei können Sie:

• die zugehörige Organisation prüfen

• anschließend die Person prüfen

So vermeiden Sie doppelte Einträge im Adressbuch, wenn zum Beispiel ein Ansprechpartner bereits unter einer bestehenden Baufirma oder Planungsgesellschaft vorhanden ist.

Organisationen

Der Bereich Organisationen zeigt Firmen, Büros und Institutionen, die im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit in Synapcus stehen.

Typische Beispiele sind:

• Bauunternehmen

• Architekturbüros

• Fachplanungsbüros

• Kundenfirmen

• Lieferanten

• Partnerunternehmen

Organisationsliste

In der Liste sehen Sie pro Organisation in der Regel:

• den Namen der Organisation

• Zusatzinformationen wie Klassifikation, Branche oder Geschäftsstatus

• eine Kontaktinformation wie die Telefonnummer

• Initialen oder ein Organisationsbild

Aktionen über ... in der Organisationsliste

Über das Drei-Punkte-Menü einer Organisation können Sie aktuell vor allem den Datensatz öffnen.

Damit gelangen Sie direkt in die Detailansicht der Organisation.

Neue Organisation anlegen

Über das Plus-Symbol können Sie eine neue Organisation anlegen.

Organisationsformular

Beim Öffnen einer Organisation erscheint das Organisationsformular.

Im Kopfbereich sehen Sie:

• den Titel „Organisation“

• Avatar oder Bild

• eine Kurzbeschreibung unter dem Titel

• Schaltflächen zum Schließen und Bearbeiten

• im Bearbeitungsmodus zusätzlich Speichern

Aktionsleiste im Organisationsformular

Auch im Organisationsformular gibt es eine direkte Aktionsleiste.

Je nach vorhandenen Daten stehen insbesondere diese Aktionen zur Verfügung:

• E-Mail

• Anrufen

• Öffnen für die Website

• Karte zur Adressanzeige oder Navigation

Inhalte des Organisationsformulars

Das Formular kann insbesondere folgende Bereiche enthalten:

• Hauptinformationen

• Kommunikationskanäle

• Adresse

• Notizen

Typische Felder sind:

• Name

• Zusatzname

• Gruppe

• Branche

• Mitarbeitende

• Kürzel / Domäne

• Klassifikation

• Geschäftsstatus

• E-Mail

• Telefon

• Fax

• Website

• Straße

• PLZ

• Ort

• Bundesland

• Land

• Notizen

Klassifikation und Geschäftsstatus

Google-Unternehmens- und Adresssuche

Beim Bearbeiten oder Anlegen unterstützt die App auch die Übernahme aus Google-Suchen.

Dafür stehen je nach Situation Funktionen zur Verfügung wie:

• Google-Unternehmenssuche verwenden

• Google-Adresssuche verwenden

Damit lassen sich Organisationsdaten und Adressen schneller und sauberer erfassen.

Dublettenprüfung bei Organisationen

Auch bei Organisationen ist eine Dublettenprüfung vorgesehen. So vermeiden Sie Mehrfacheinträge, wenn eine Firma bereits im System vorhanden ist.

Dateien

Der Bereich Dateien sammelt die in Synapcus verfügbaren Dokumente und hochgeladenen Inhalte in einer zentralen Liste.

Hier finden sich insbesondere Dateien, die im Arbeitsalltag aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen, zum Beispiel:

• hochgeladene Fotos

• PDFs

• weitere Dokumente und Anhänge

Diese Dateien entstehen typischerweise aus verschiedenen Arbeitsprozessen der App und sammeln sich hier zentral, zum Beispiel aus:

• Aktivitäten

• Kommentaren

• Leads

• weiteren Datensätzen mit Dateiuploads

Dadurch haben Sie einen gemeinsamen Dateiüberblick, auch wenn die Inhalte ursprünglich in unterschiedlichen Modulen erzeugt wurden.

Dateiliste

In der Dateiliste sehen Sie pro Eintrag typischerweise:

• eine Vorschau oder ein Dateisymbol

• den Dateinamen

• eine Kurzinfo, zum Beispiel Dokumentnummer oder Herkunft

• Datum und Uhrzeit der Änderung

• gegebenenfalls Dateigröße

Gerade bei Fotos aus der Baustellendokumentation ist das sehr hilfreich, weil Sie Bilder auch dann wiederfinden können, wenn sie ursprünglich an einer Aktivität oder einem Kommentar hochgeladen wurden.

Suche in Dateien

Die Suche ist besonders nützlich, wenn Sie nach Themen oder Dateinamen suchen möchten, zum Beispiel:

• fenster

• mangel

• grundriss

• angebot

So können Sie Bilder, PDFs und andere Dokumente schnell wiederfinden.

Aktionen in der Dateiliste

Dateien werden in der Liste direkt durch Antippen geöffnet. Statt eines ...-Menüs sehen Sie hier eine direkte Navigation in die Dateidetails.

Dateiformular / Dateidetails

Beim Öffnen einer Datei erscheint die Detailansicht „Dateidetails“.

Im Kopfbereich stehen typischerweise folgende Aktionen zur Verfügung:

• Schließen

• Öffnen

• gegebenenfalls Löschen

Inhalte der Dateidetails

Im Bereich Allgemein werden insbesondere angezeigt:

• Name

• Typ

• Geändert

• Größe

• Absender

• Beschreibung

• Link

Zusätzlich wird, wenn möglich, eine Vorschau angezeigt.

Datei öffnen und herunterladen

Über die Aktionen im Dateiformular können Sie eine Datei direkt:

• öffnen

• downloaden bzw. herunterladen

Damit können Sie zum Beispiel:

• ein Baustellenfoto erneut prüfen

• ein PDF-Angebot öffnen

• ein dokumentiertes Detailbild weiterverwenden

Praktischer Nutzen im Alltag

Das Verzeichnis ist besonders wertvoll, weil Kontakte und Dateien nicht isoliert nebeneinander stehen, sondern in einem gemeinsamen mobilen Nachschlagebereich zusammenlaufen.

Gerade in Bau-, Planungs- und Projektumgebungen spart das Zeit und hält Informationen mobil schnell griffbereit.