Aktivitäten

Zweck der Seite

Die Seite Aktivitäten ist der mobile Arbeitsbereich für Aufgaben, Abstimmungen, Informationen und Termine in Synapcus. Hier sehen Sie offene, geplante und bereits erledigte Aktivitäten an einem Ort und können neue Einträge direkt unterwegs erfassen oder bestehende Aktivitäten weiterbearbeiten.

Aktivitätenliste

Beim Öffnen der Seite sehen Sie zunächst die Aktivitätenliste. Sie bietet einen schnellen Überblick über alle für Sie sichtbaren Aktivitäten.

Oberhalb der Liste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Suchfeld: Über „Nach Betreff suchen“ filtern Sie die Liste direkt nach dem Titel bzw. Betreff einer Aktivität.

• Filter: Über das Filtersymbol können Sie die Liste gezielt eingrenzen.

• Eintragsanzahl: Unterhalb der Suche sehen Sie, wie viele Aktivitäten aktuell in der Liste angezeigt werden.

• Plus-Symbol: Hierüber legen Sie eine neue Aktivität an.

• Drei-Punkte-Menü: Darüber wechseln Sie unter anderem zwischen den Ansichten oder starten die Bearbeitung mehrerer Einträge.

Filtermöglichkeiten

Die Filter helfen Ihnen, auch bei vielen Einträgen schnell die richtigen Aktivitäten zu finden. Je nach Datenbestand stehen insbesondere diese Filter zur Verfügung:

• Aktivitätstyp: zum Beispiel Aufgabe, Telefonat, Information, Meeting oder E-Mail

• Status: zum Beispiel geplant, in Arbeit, erledigt oder storniert

• Absender: zeigt nur Aktivitäten bestimmter Personen

• Stichwörter: filtert nach hinterlegten Tags wie etwa #Fenster, #Mangel oder #Freigabe

• Fälligkeitsdatum: etwa überfällig, heute, diese Woche, nächste Woche, letzte Woche oder ein exaktes Datum

Kompaktansicht und Vollansicht in der Liste

Für die Liste stehen zwei Darstellungen zur Verfügung:

Kompaktansicht

Die Kompaktansicht zeigt pro Eintrag nur die wichtigsten Informationen auf engem Raum. Das ist besonders praktisch, wenn Sie viele Aktivitäten schnell durchsuchen möchten.

Angezeigt werden typischerweise:

• Fälligkeitsdatum

• Bezug zu Projekt oder Kostenstelle

• Betreff der Aktivität

• Statuskennzeichnung über Farbe und Symbol

Diese Ansicht eignet sich gut für den schnellen Tagesüberblick, zum Beispiel auf der Baustelle oder zwischen Terminen.

Vollansicht

Die Vollansicht zeigt pro Aktivität deutlich mehr Inhalt direkt in der Liste. Das ist hilfreich, wenn Sie schon vor dem Öffnen mehr Kontext brauchen.

Hier sehen Sie zusätzlich unter anderem:

• Betreff

• Projekt-, Kostenstellen- oder Vorgangsbezug

• Datum

• Absender und Empfänger

• Beschreibungstext

• Stichwörter

• Bilder

• Anzahl der Reaktionen und Kommentare

Aufbau einer Aktivitätskarte (Card)

Jede Aktivität wird in der Liste als Karte dargestellt.

Je nach Inhalt kann eine Karte folgende Informationen enthalten:

• Profilbild des Absenders

• Aktivitätssymbol für den Typ der Aktivität, zum Beispiel Aufgabe, Telefonat oder Meeting

• Statusfarbe zur schnellen Einordnung

• Betreff der Aktivität

• Projekt-, Kostenstellen- oder Verkaufschancenbezug

• Datum bzw. Fälligkeit

• Absender und Empfänger

• Kurzbeschreibung

• Stichwörter

• Bildvorschau

• Anzahl der Likes und Kommentare

Beispiel:
Eine Aktivität kann etwa den Betreff „Fenstereinbau – Undichtigkeit am Fenster F-23“ tragen, an einen Projektleiter und einen Fachplaner adressiert sein und bereits ein markiertes Foto des Mangels enthalten.

Aktionen direkt aus der Liste

Über das Drei-Punkte-Menü einer Aktivitätskarte können Sie direkt aus der Liste arbeiten, ohne zuerst das Formular zu öffnen.

Je nach Status sind insbesondere diese Aktionen möglich:

• Status ändern

• Geplante Aktivität löschen

• Aktivität öffnen

Status direkt in der Liste setzen

Verfügbare Statuswechsel werden direkt am jeweiligen Eintrag angeboten. So können Sie eine Aktivität schnell weiterführen, zum Beispiel:

• von geplant auf in Arbeit

• von in Arbeit auf erledigt

• auf storniert, wenn der Vorgang nicht weiterverfolgt wird

Geplante Aktivitäten löschen

Das Löschen ist für geplante Aktivitäten vorgesehen. So können versehentlich angelegte oder nicht mehr benötigte Einträge direkt aus der Liste entfernt werden.

Mehrere Aktivitäten gleichzeitig bearbeiten

Über das Menü der Seite können Sie einen Bearbeitungsmodus für mehrere Einträge starten. In dieser Auswahlansicht markieren Sie mehrere Aktivitäten gleichzeitig.

Anschließend können Sie gemeinsame Aktionen ausführen, insbesondere:

• den Status für mehrere passende Aktivitäten gleichzeitig setzen

• mehrere geplante Aktivitäten gemeinsam löschen

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie zum Beispiel nach einer Baustellenbegehung mehrere vorbereitete Aufgaben gesammelt auf in Arbeit setzen oder nicht mehr benötigte geplante Einträge bereinigen möchten.

Aktivität öffnen und bearbeiten

Durch Antippen einer Aktivität öffnen Sie das Aktivitätsformular. Dort sehen Sie alle Details der Aktivität und können sie je nach Berechtigung und Status bearbeiten.

Aktivitätsformular

Das Formular dient zur vollständigen Ansicht und Bearbeitung einer Aktivität.

Kopfbereich

Im Kopfbereich sehen Sie:

• den Titel „Aktivität“

• das Symbol und die Farbkennzeichnung der Aktivität

• den Absender

• das Datum oder den aktuellen Synchronisationshinweis

• Schaltflächen zum Schließen, Bearbeiten und Speichern

Status

So erkennen Sie sofort, ob eine Aktivität noch vorbereitet wird, bereits bearbeitet wird oder abgeschlossen ist.

Betreff

Im Feld Betreff wird kurz und prägnant beschrieben, worum es geht.

Beispiele:

• Mängelbegehung Treppenhaus Nord

• Rückfrage Statik an Architekt

• Telefonat Fensterbauer wegen Terminverschiebung

• Planfreigabe Grundriss EG

Absender

Der Absender ist die Person, von der die Aktivität ausgeht.

Empfänger

Unter Empfänger sehen Sie, an wen die Aktivität gerichtet ist. Es können auch mehrere Empfänger beteiligt sein.

Gerade bei Abstimmungen zwischen Bauleitung, Planung, Architektur und Backoffice ist das hilfreich, weil der Vorgang klar einer oder mehreren Personen zugeordnet bleibt.

Empfänger-Teilstati

Über „Empfänger-Teilstati...“ können Sie die Beteiligten der Aktivität mit ihren jeweiligen Unterstatus einsehen. So lässt sich nachvollziehen, wie der Bearbeitungsstand je beteiligter Person aussieht.

Prozessbezug

Eine Aktivität kann mit einem fachlichen Bezug verknüpft werden, zum Beispiel mit:

• einem Projekt

• einer Kostenstelle

• einer Verkaufschance

• einer Position

Dadurch ist die Aktivität sauber in den jeweiligen geschäftlichen Zusammenhang eingebunden.

Beispiel:
Eine Aktivität zur Prüfung einer Fensterundichtigkeit kann direkt dem passenden Projekt und der betroffenen Position zugeordnet werden.

Datum und Fälligkeit

Im Bereich Zeitintervall sehen oder bearbeiten Sie:

• Datum

• Uhrzeit

• Fälligkeitsdatum

• Fälligkeitsuhrzeit

Damit wird klar, wann eine Aktivität begonnen hat oder beginnen soll und bis wann sie erledigt sein soll.

Dauer

Im Feld Dauer (Stunden) können Sie den zeitlichen Aufwand der Aktivität erfassen.

Beschreibung

Im Feld Beschreibung wird der eigentliche Inhalt der Aktivität dokumentiert.

Hier beschreiben Sie zum Beispiel:

• welcher Mangel festgestellt wurde

• welche Rückfrage an das Architekturbüro gestellt werden soll

• was mit dem Fachplaner abzustimmen ist

• welche Informationen intern weitergegeben werden müssen

Die Beschreibung sollte so formuliert sein, dass andere Beteiligte den Vorgang ohne Rückfragen nachvollziehen können.

Stichwörter

Aktivitäten können mit Stichwörtern versehen werden. Diese helfen bei der späteren Suche und Filterung.

Bild hochladen

Sie können einer Aktivität ein Bild hinzufügen, zum Beispiel:

• ein Foto von einem Baustellenmangel

• einen Screenshot aus einer Planung

• eine fotografierte Skizze

• eine Dokumentation eines Ausführungsdetails

Das Bild wird der Aktivität zugeordnet und kann später erneut geöffnet, kommentiert oder bearbeitet werden.

Bildbearbeitung / Annotation Editor

Wenn ein Bild an einer Aktivität vorhanden ist, können Sie es direkt in der App bearbeiten und mit grafischen Hinweisen versehen.

Der Editor trägt den Titel „Bild bearbeiten“.

Möglichkeiten im Annotation Editor

Im Bildeditor können Sie Informationen sichtbar hervorheben, zum Beispiel:

• Undichtigkeiten markieren

• betroffene Bauteile einkreisen

• Details mit Rahmen hervorheben

• kurze Hinweise direkt ins Bild schreiben

• Markierungen bei Bedarf wieder zurücknehmen

Werkzeuge im Editor

Zur Verfügung stehen unter anderem:

• Freies Zeichnen

• Rechteck

• Kreis / Ellipse

• Text einfügen

• Rückgängig

• Alles löschen

Zusätzlich können Sie:

• Farben auswählen, zum Beispiel rot, orange, gelb, grün, blau, violett, weiß oder schwarz

• Linienstärken festlegen, je nachdem wie deutlich eine Markierung sein soll

• bei Texten eine Textgröße wählen

Beispiel:
Auf einem Foto einer Fensterlaibung kann die undichte Stelle rot eingekreist und mit dem Hinweis „Undichtigkeit rechts unten“ beschriftet werden.

Bild als Kommentar ergänzen

Ein bearbeitetes Bild kann auch als Kommentar zur Aktivität abgelegt werden. Das ist sinnvoll, wenn Sie zusätzliche Hinweise dokumentieren möchten, ohne das ursprüngliche Bild der Aktivität zu ersetzen.

Kommentare zur Aktivität

Jede Aktivität kann eine eigene Kommentarfunktion enthalten. So lassen sich Rückmeldungen, Zwischenstände oder Ergänzungen direkt am Vorgang dokumentieren.

Kommentare ansehen

Im Bereich Reaktionen sehen Sie unter anderem die Anzahl der vorhandenen Kommentare. Über das Kommentarsymbol öffnen Sie die Kommentarliste.

Kommentar schreiben

Im Kommentardialog können Sie:

• einen Text eingeben

• optional ein Bild hinzufügen

• den Kommentar direkt absenden

Das ist besonders praktisch für kurze Rückmeldungen wie:

• Bitte Detail am Anschluss prüfen.

• Mit Architekt abgestimmt, Freigabe folgt morgen.

• Mangel vor Ort dokumentiert, Foto ergänzt.

Kommentare mit Bild

Auch Kommentare können ein Bild enthalten. So lassen sich zusätzliche Nachweise, Detailfotos oder ergänzende Screenshots direkt zur Aktivität ablegen.

Praktischer Nutzen im Alltag

Dadurch bleibt jeder Vorgang direkt im fachlichen Zusammenhang dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar.