Serien starten und verwalten

Nachdem der Inhalt einer Serien-E-Mail oder eines Serienbriefs erstellt wurde, kann die Serie für den Versand vorbereitet und aktiviert werden.

Vor dem Start einer Serie sollten sämtliche Inhalte sorgfältig geprüft werden, da eine Serienaktion in Synapcus grundsätzlich nur einmal ausgeführt werden kann.

Inhalte prüfen

Der Inhalt einer Serie kann aus einfachem Text, formatiertem HTML oder einer Kombination verschiedener Inhaltselemente bestehen.

Unterstützt werden beispielsweise:

• Formatierte Texte

• Bilder und Grafiken

• Tabellen

• Hyperlinks

• Call-to-Action-Buttons

• Verweise auf Landingpages

• Verweise auf Marketingaktionen

• Veranstaltungsanmeldungen

• Formulare und Kampagnen-Webseiten

Dadurch lassen sich professionelle Marketing-E-Mails und Einladungen erstellen.

Testmail versenden

Vor der Freigabe einer Serie empfiehlt es sich, die Funktion Testmail senden zu verwenden.

Dabei wird die Serien-E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse versendet.

Die Testmail dient dazu, folgende Punkte zu überprüfen:

• Layout und Design

• Darstellung auf Desktop- und Mobilgeräten

• Bilder und Grafiken

• Hyperlinks und Buttons

• Personalisierungen

• Rechtschreibung und Inhalte

• Corporate Design

Erst nachdem die Testmail vollständig geprüft wurde, sollte die Serie aktiviert werden.

Sendezeit festlegen

Über die Sendezeit wird definiert, wann die Serie tatsächlich versendet werden soll.

Synapcus ermöglicht dadurch die zeitgesteuerte Ausführung von Marketingaktionen.

Empfehlung für Serien-E-Mails

Serie aktivieren

Nach erfolgreicher Prüfung wird die Serie auf den Status Aktiv gesetzt.

Mit der Aktivierung erfolgt noch kein E-Mail-Versand.

Stattdessen erstellt Synapcus automatisch für alle Zielpersonen der Kampagne entsprechende Marketingaktivitäten im Status Geplant.

Dadurch wird bereits vor dem eigentlichen Versand dokumentiert, welche Personen Bestandteil der Marketingmaßnahme sind.

Automatischer Versand durch Synapcus

Im Hintergrund überwacht ein Synapcus-Agent regelmäßig alle aktiven Serien.

Der Agent prüft stündlich:

• Status der Serie

• geplante Sendezeit

• Versandbedingungen

Sobald die definierte Sendezeit erreicht ist, wird die Serie automatisch ausgeführt.

Dabei werden die E-Mails an sämtliche Zielpersonen der Kampagne versendet.

Anschließend werden die zuvor angelegten Marketingaktivitäten automatisch auf den Status Erledigt gesetzt.

Manueller Start einer Serie

Alternativ kann eine Serie auch manuell über die Funktion Serien starten ausgelöst werden.

Dies ist beispielsweise sinnvoll:

• für kurzfristige Marketingaktionen

• für Testszenarien

• bei zeitkritischen Kampagnen

• für sofortige Aussendungen

Auch beim manuellen Start gelten die gleichen Protokollierungs- und Dokumentationsmechanismen wie beim automatischen Versand.

Nachvollziehbarkeit und Historie

Ein wesentlicher Vorteil der Synapcus-Serienverwaltung besteht in der vollständigen Nachvollziehbarkeit aller Marketingmaßnahmen.

Da für jede Zielperson Aktivitäten erzeugt werden, bleibt dauerhaft dokumentiert:

• welche Person Bestandteil einer Kampagne war

• welche Serien versendet wurden

• wann die Aussendung erfolgt ist

• welche Marketingmaßnahmen durchgeführt wurden

Selbst nach mehreren Jahren kann nachvollzogen werden, welche Personen an einer bestimmten Kampagne oder Serienaktion beteiligt waren.

Diese Informationen bilden eine wichtige Grundlage für:

• Marketingauswertungen

• Kampagnenergebnisse

• Leadbewertungen

• Kundenhistorien

• Vertriebsaktivitäten

• Compliance- und Dokumentationsanforderungen

Schutz vor Mehrfachversand und Spam

Hinweise zur E-Mail-Zustellung

Beim Versand großer Serienaktionen sollten die allgemeinen Regeln für professionelles E-Mail-Marketing beachtet werden.

Insbesondere empfiehlt es sich:

• nur relevante Zielgruppen anzuschreiben

• keine unnötig hohen Versandmengen in kurzer Zeit zu erzeugen

• Abmeldungen und Sperrlisten zu berücksichtigen

• White-Lists und Black-Lists zu pflegen

• nur gültige und gepflegte E-Mail-Adressen zu verwenden

• regelmäßig die Zustell- und Reaktionsraten zu überwachen

Eine sorgfältige Empfängerverwaltung hilft dabei, die Reputation der Versandserver zu schützen und eine Aufnahme in nationale oder internationale Spam-Listen zu vermeiden.