Praxisbeispiel: Weihnachtsaktion als HTML-Serienmail

Dieses durchgängige Praxisbeispiel zeigt, wie eine Weihnachtskampagne in Synapcus vorbereitet, als personalisierte HTML-Serienmail getestet, versendet, ausgewertet und kostenmäßig nachverfolgt wird. Alle Namen, Organisationen, Adressen, Mengen und Kosten in den Abbildungen sind anonymisierte oder frei erfundene Schulungsdaten.

Ergebnis: die fertige Test-E-Mail

Die fertige E-Mail besitzt einen klaren Kopfbereich, eine personalisierte Anrede, einen Aktionsbutton sowie Impressums- und Abmeldehinweise. Die folgende E-Mail-Ansicht enthält ausschließlich lesbare Musterdaten.

1. Voraussetzungen und Versandfreigabe

Prüfen Sie vor der Kampagnenerstellung mindestens:

• eine gültige geschäftliche E-Mail-Adresse,

• Anrede, Titel, Vorname und Nachname,

• Newsletter- beziehungsweise E-Mail-Marketing-Einstellung,

• Marketing-Sperrliste und dokumentierte Abmeldungen,

• Einwilligung oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage.

2. Marketingliste erstellen

1. Öffnen Sie Marketing → Marketinglisten.

2. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Standardformular.

3. Verwenden Sie für die einmalige Aktion vorzugsweise den Listentyp statisch.

4. Benennen Sie die Liste zum Beispiel Weihnachtsaktion 2026 – Kunden und Partner.

5. Beschreiben Sie im Feld Zweck, welche Kontakte aufgenommen werden dürfen.

6. Speichern Sie und ergänzen Sie im Register Zielpersonen die Empfänger.

7. Entfernen Sie Dubletten, Kontakte ohne E-Mail-Adresse sowie gesperrte oder abgemeldete Personen.

8. Setzen Sie die geprüfte Liste auf aktiv.

3. Kampagne anlegen und organisieren

1. Öffnen Sie Marketing → Kampagnen und erstellen Sie eine neue Kampagne.

2. Tragen Sie Weihnachtsaktion 2026 als Kampagnennamen ein.

3. Wählen Sie den Kampagnentyp Newsletter oder Werbung.

4. Wählen Sie eine verantwortliche Person.

5. Erfassen Sie Start- und Enddatum, zum Beispiel 2026-12-01 bis 2026-12-31.

6. Ergänzen Sie Beschreibung, Budget und erwartete Reaktion und speichern Sie.

Die Kampagne beginnt im Status geplant , kann danach auf offen und nach der Auswertung auf abgeschlossen gesetzt werden.

Beteiligte festlegen

Tragen Sie im Register Beteiligte die internen Personen ein, die planen, gestalten, freigeben oder auswerten. Beteiligte erhalten Zugriff auf die Kampagne; sie sind nicht automatisch Empfänger der Serienmail.

Vorbereitende Aktivitäten planen

Erfassen Sie im Register Aktivitäten beispielsweise:

• Zielgruppe und Sperrlisten prüfen,

• Text und HTML-E-Mail gestalten,

• Bilder, Links und mobile Darstellung kontrollieren,

• Testversand durchführen und freigeben,

• Rückläufer und Abmeldungen bearbeiten.

Über Aktivitäten lassen sich Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstatus, Arbeitszeiten und kampagnenbezogene Kosten nachvollziehen.

4. Marketingliste zuordnen und Zielpersonen prüfen

1. Öffnen Sie in der Kampagne das Register Marketinglisten.

2. Markieren Sie unter Alle Marketinglisten die gewünschte Liste.

3. Übernehmen Sie sie mit dem Pfeil nach rechts in Marketinglisten in Kampagne.

4. Öffnen Sie Zielpersonen und kontrollieren Sie die endgültige Empfängerzahl und alle enthaltenen Personen.

5. HTML-Serienmail anlegen

1. Öffnen Sie in der Kampagne das Register Serien und klicken Sie auf Neu.

2. Vergeben Sie die Bezeichnung Weihnachtsmail 2026 und wählen Sie Serienmail.

3. Tragen Sie den Betreff ein, zum Beispiel Ho-Ho-Ho!.

4. Prüfen Sie den vorgeschlagenen Absender und legen Sie die Sendezeit fest.

5. Gestalten Sie den Inhalt im Editor oder fügen Sie den vollständigen HTML-Entwurf im Modus Source ein.

6. Speichern Sie den zunächst geplanten Serienauftrag.

Personalisierungsfelder

Beispiel:

<p>Guten Tag #[per_salutation] #[per_title] #[per_lastname],</p>

Prüfen Sie auch Kontakte ohne Titel oder mit unvollständiger Anrede. Die Werte werden ersetzt, eine sprachlich unpassende Grußformel wird jedoch nicht automatisch korrigiert.

Eigenes HTML oder Synapcus-Layout

6. HTML-Vorlage einfügen und anpassen

1. Öffnen Sie die freigegebene HTML-Vorlage in einem Texteditor.

2. Ersetzen Sie Ziel-URLs, Firmenbezeichnung, Impressums-URL, Abmeldehinweis, Jahreszahlen und Kampagnentext.

3. Kopieren Sie den gesamten HTML-Inhalt.

4. Wechseln Sie im Synapcus-Editor auf Source und fügen Sie ihn ein.

5. Wechseln Sie zurück in die normale Ansicht, kontrollieren Sie die Darstellung und speichern Sie.

7. Testmail versenden

1. Speichern Sie den Serienauftrag.

2. Klicken Sie auf Testmail und bestätigen Sie den Hinweis.

3. Öffnen Sie die Nachricht im Postfach des aktuell angemeldeten Synapcus-Benutzers.

Die Testmail geht an die geschäftliche E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers. Auch die Personalisierung verwendet dessen Kontaktdaten; sie simuliert nicht automatisch eine zufällige Zielperson.

Kontrollieren Sie mindestens:

• Absender und Betreff,

• Anrede und Personalisierung,

• Bilder, Farben, Abstände sowie Desktop- und mobile Darstellung,

• alle Links und deren Zielseiten,

• Impressum und Abmeldehinweis,

• Rechtschreibung, Jahreszahlen und die Darstellung bei blockierten Bildern.

8. Versandoptionen und Startverhalten

Geplanter Versand

1. Sendezeit einstellen.

2. Testmail senden und Freigabe einholen.

3. Status → aktiv wählen.

4. Zum oder nach dem Fälligkeitszeitpunkt Auftrag starten oder in der Kampagne Serien starten wählen.

Einzelnen Auftrag oder alle fälligen Serien starten

• Auftrag starten verarbeitet den geöffneten aktiven Serienauftrag. Bei einer zukünftigen Sendezeit werden Aktivitäten vorbereitet, aber noch keine E-Mails versendet.

• Serien starten verarbeitet alle aktiven, fälligen und nicht gesperrten Serienaufträge. Prüfen Sie zuvor auch die anderen aktiven Aufträge.

Tatsächliche Empfänger, Absender und Kopien

• Empfänger ist die geschäftliche E-Mail-Adresse jeder Zielperson.

• Personen ohne geschäftliche E-Mail-Adresse werden übersprungen.

• Absender ist die geschäftliche E-Mail-Adresse der im Serienauftrag gewählten Person.

• Synapcus verwendet zusätzlich die systemweit konfigurierte administrative Blindkopie (BCC). Prüfen Sie deren Adresse oder Gruppe vor einem größeren Versand.

• Für jede berücksichtigte Zielperson wird eine Aktivität angelegt oder aktualisiert.

• Bereits erledigte Versandaktivitäten werden nicht erneut versendet.

9. Aufwendungen und Kampagnenkosten verfolgen

Das Register Aufwendungen führt Kosten aus zugeordneten Aktivitäten zusammen: Arbeitskosten, Reisekosten, Materialkosten und sonstige Kosten. Für das Schulungsbeispiel gelten folgende frei erfundenen Werte:

Reisekosten fallen in diesem Beispiel nicht an.

1. Legen Sie vorbereitende Arbeiten als Kampagnenaktivitäten an.

2. Erfassen Sie Arbeitszeit auf der passenden Aktivität.

3. Ordnen Sie Material-, Reise- und sonstige Kosten der verursachenden Aktivität zu.

4. Vergleichen Sie im Register Aufwendungen die Gesamtkosten regelmäßig mit dem Budget.

5. Prüfen Sie Einzelpositionen und erfassen Sie vor Abschluss alle Leistungen und Fremdkosten.

10. Letzte Freigabe vor dem Echtversand

11. Versand kontrollieren und Kampagne abschließen

1. Prüfen Sie den Status und die Zahl der versendeten E-Mails.

2. Kontrollieren Sie unter Aktivitäten die erzeugten Vorgänge je Zielperson.

3. Vergleichen Sie Versandzahl und Zielpersonen. Fehlende geschäftliche E-Mail-Adressen können Abweichungen erklären.

4. Dokumentieren Sie Rückläufer, Abmeldungen und Reaktionen.

5. Prüfen Sie unter Aufwendungen die endgültigen Kosten.

6. Setzen Sie die ausgewertete Kampagne auf abgeschlossen.

Häufige Probleme