Wie erfasse ich einen neuen Mitarbeiter in Synapcus?
Ein neuer Mitarbeiter wird in Synapcus 360 ERP in mehreren Schritten erfasst.
Alle Schritte müssen vor dem Eintrittsdatum abgeschlossen sein, damit der Mitarbeiter ab dem ersten Arbeitstag im System arbeiten kann.
Schritt-für-Schritt Erklärung
1. Kontaktperson im Adressbuch anlegen
Zuerst wird der neue Mitarbeiter als Kontaktperson im Synapcus Adressbuch unter dem entsprechenden Unternehmen angelegt.
Ohne Kontaktperson kann kein Mitarbeiter im HRM-Modul erstellt werden.
2. Unternehmens-E-Mail-Adresse vergeben (Pflicht)
Dem neuen Mitarbeiter muss eine Unternehmens-E-Mail-Adresse zugewiesen werden.
Ohne E-Mail-Adresse ist keine Systemaktivierung möglich und der Mitarbeiter kann sich nicht anmelden.
3. Mitarbeiter im HRM anlegen
Nach der Erstellung der Kontaktperson:
Öffnen der Kontaktperson im Unternehmen
Wechsel zum Reiter „Anstellungen“
Anlage des Mitarbeiters
Im Bereich General Data werden die allgemeinen Mitarbeiterdaten erfasst, z. B.:
Personalnummer (PERNR)
Eintrittsdatum
organisatorische Zuordnung
4. Erste Anstellung erfassen
Anschließend wird die erste Anstellung gemäß dem vereinbarten Arbeitsvertrag erfasst (z. B. Arbeitszeitmodell, Vertragsbeginn, Beschäftigungsgrad).
5. Mitarbeiter aktivieren (vor Eintritt)
Spätestens am Tag vor dem Eintritt (oder am Eintrittstag selbst) wird der Mitarbeiter im Reiter „Sonstige“ aktiviert.
Systemreaktion:
Der Systemadministrator erhält automatisch eine Benachrichtigung
Der Administrator genehmigt die Benutzeraktivierung und vergibt die notwendigen Rechte
Der neue Mitarbeiter erhält seine Login-Daten per E-Mail
Wichtige Hinweise
Die E-Mail-Adresse ist zwingend erforderlich
Die Aktivierung muss rechtzeitig erfolgen
Alle Schritte müssen vor dem Eintritt abgeschlossen sein
Häufige Rückfragen
Was passiert, wenn ein Schritt fehlt?
→ Der Mitarbeiter kann nicht aktiviert werden oder sich nicht anmelden.
Kann die Aktivierung am Eintrittstag erfolgen?
→ Ja, sofern der Administrator die Freigabe rechtzeitig erteilt.