Neue Aktivität erstellen
Das Aktivitätenkonzept in der Synapcus-Software ist ein flexibles System, das es Benutzern ermöglicht, Tasks oder Aufgaben zu planen und zu verwalten, die einer Person oder einem Prozess zugeordnet werden. Das schafft eine umfassende und strukturierte Umgebung zur Verwaltung von Aufgaben, die die Zusammenarbeit fördert und eine effektive Organisation und Verfolgung von Aktivitäten ermöglicht.
Hier sind die grundlegenden Informationen über das Aktivitätenkonzept:
Synapcus Aktivitätenkonzept
Natur der Aktivität: Eine Aktivität repräsentiert einen Task oder eine Aufgabe, die von einer Person für eine oder mehrere Personen geplant wird. Sie dient dazu, spezifische Handlungen, Ereignisse oder Verpflichtungen innerhalb der Organisation zu verfolgen und zu koordinieren.
Zuordnung zu Personen oder Prozessen: Aktivitäten müssen einer Person oder einem Prozess zugeordnet werden. Dies kann in Form von Opportunitäten, Projekten, Kostenstellen oder Kampagnen erfolgen, um eine klare Zuordnung und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
Teilnehmer und Teilstatus: Eine Aktivität kann einen oder mehrere Teilnehmer haben. Der Status der Aktivität wird automatisch auf "Erledigt" gesetzt, wenn der Teil-Status aller Beteiligten ebenfalls auf "Erledigt" gesetzt wurde. Der Teilstatus eines Teilnehmers ist unter der Registerkarte "Teilstatus" zu finden, was eine detaillierte Verfolgung des Fortschritts ermöglicht.
Kommentare und Bewertungen: Benutzer haben die Möglichkeit, Aktivitäten zu kommentieren oder zu bewerten. Dies fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht es, relevante Informationen oder Diskussionen direkt im Kontext der Aktivität zu vermerken.
Tags / Schlagworte: Aktivitäten können mit Tags oder Schlagworten versehen werden, um eine kategorisierte Gruppierung oder Kennzeichnung für eine einfachere Identifizierung und Organisation zu ermöglichen.
Dokumentenhochladung: Benutzer können Dokumente an Aktivitäten anhängen oder hochladen. Diese Funktion ermöglicht die Verbindung von relevanten Dateien oder Dokumenten direkt mit der entsprechenden Aktivität.
Wo kann man in Synapcus eine neue Aktivitäten erstellen?
In Synapcus können Benutzer an verschiedenen Stellen neue Aktivitäten erstellen, um ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und zu verfolgen. Diese verschiedenen Möglichkeiten, neue Aktivitäten anzulegen, bieten den Benutzern Flexibilität und eine gezielte Zuordnung von Aufgaben innerhalb des Systems.
Im Home-Bereich: Unter dem Dropdown-Menü "+" können neue Aktivitäten erstellt werden. Diese Option bietet eine zentrale Stelle, um schnell neue Aufgaben anzulegen.
Unter jeweiligem Prozess: In den Registerkarten für verschiedene Prozesse wie Opportunität, Projekt, Kampagne oder Kostenstelle besteht die Möglichkeit, direkt Aktivitäten zu erstellen. Dies ermöglicht eine spezifische Zuordnung von Aufgaben zu den entsprechenden Prozessen.
Direkt unter einer Position/Leistung eines Projektes: Innerhalb eines Projektes können Aktivitäten direkt unter einer bestimmten Position oder Leistung erstellt werden. Dies erlaubt eine präzise Verknüpfung von Aufgaben mit den einzelnen Teilen eines Projekts.
Unter einem Dokument: Es besteht auch die Option, Aktivitäten direkt unter einem Dokument zu erstellen. Dies ermöglicht es, Aktivitäten im Kontext eines bestimmten Dokuments anzulegen.
Neue Aktivität in Synapcus erstellen
Diese Schritte führen Benutzer durch den Prozess der Erstellung einer neuen Aktivität in Synapcus und fördern die Zusammenarbeit innerhalb des Systems.
Wählen Sie den zugehörigen Prozess aus: Navigieren Sie zunächst zu dem Menü oder der Ansicht, die den gewünschten Prozess oder das Arbeitspaket enthält, dem die neue Aktivität zugeordnet werden soll.
Öffnen Sie die Registerkarte Aktivitäten und klicken Sie auf "Neu": Innerhalb des ausgewählten Prozesses oder Arbeitspakets wählen Sie die Registerkarte "Aktivitäten" aus und klicken Sie auf den Button "Neu". Dabei können Sie die Aktivität direkt in einem bestimmten Status in der Kanban-Darstellung erfassen.
Alternativ können Sie auch das "+"-Symbol in der obersten Leiste verwenden und "Aktivität" auswählen, um ein neues Dokument zu erstellen. Anschließend wählen Sie den zugehörigen Prozess und das Arbeitspaket aus, um diese Aktivität dem Prozess zuzuordnen.
Wählen Sie den Aktivitätstyp aus: Wählen Sie im Menü die Art der Aktivität aus, die Sie erstellen möchten. Dabei öffnet sich ein neues Dokument vom Typ "Aktivität".
Füllen Sie die Details aus: Geben Sie eine Beschreibung ein und ergänzen Sie alle erforderlichen Pflichtfelder für die Aktivität. Fügen Sie die Teilnehmer hinzu, die an dieser Aktivität beteiligt sind.
Geben Sie Ihren Kommentar ein oder verfassen Sie mehrere Kommentare.
Wählen Sie das Kommentar-Symbol neben der Aktivität, um die Kommentarmaske zu öffnen.
Ein Kommentarfeld wird geöffnet. Verfassen Sie Ihren Kommentar in das Textfeld.
Am Ende bestätigen Sie die Eingaben durch Check-Symbol.
Dokumente oder Fotos hochladen: Sie können Dokumente an Aktivitäten anhängen oder hochladen. Diese Funktion ermöglicht die Verbindung von relevanten Dateien oder Dokumenten direkt mit der entsprechenden Aktivität.
Speichern Sie die Aktivität: Sobald alle relevanten Informationen eingetragen sind, speichern Sie das Dokument. Die Aktivität wird im Status "geplant" erstellt.
Informationsaustausch und Zusammenarbeit: Alle Benutzer, die als Beteiligte hinzugefügt wurden, werden über die neue Aktivität informiert. Sie haben die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen, Fragen zu stellen oder Informationen auszutauschen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Wie/Wo ändere ich den Status einer Aktivität in Synapcus?
Um den Status einer Aktivität in Synapcus zu ändern, gibt es zwei Möglichkeiten direkt im Homebereich:
Direkt im Aktivitäten-Stream:
Wählen Sie die gewünschte Aktivität im Homebereich aus.
Klicken Sie direkt auf den neuen Status, um diesen zu aktualisieren und die Aktivität fortzubewegen.
Im KANBAN-Modus:
Wechseln Sie im Homebereich in den KANBAN-Modus, der eine visuelle Darstellung der Aktivitäten nach Status bietet.
Ziehen Sie die Aktivität per Drag & Drop von einem Status-Splate in das gewünschte neue Status-Splate, um den Status der Aktivität zu ändern.
Aktivität löschen bzw. stornieren
Im Homebereich suchen Sie die Aktivität die Sie löschen möchten. Es gibt verschiedene Filter- oder Suchoptionen, die den Benutzer bei der Aktion unterstützen.
Aus dem Homebereich, klicken Sie auf die Aktivität die Sie löschen möchten. Es öffnet sich das Dokument.
Klicken Sie aus dem oberen Menü den Status und wählen Sie danach storniert.
Wer / Wie kann man eine Aktivität löschen oder stornieren?
In Synapcus können Aktivitäten nur gelöscht oder storniert werden, wenn sie sich im Status "Geplant" befinden.
Zusätzlich darf die Lösch- oder Stornierungsaktion ausschließlich vom Initiator der Aktivität durchgeführt werden.
Um eine Aktivität zu löschen oder zu stornieren:
Stellen Sie sicher, dass die Aktivität sich im Status "Geplant" befindet.
Die Aktion zum Löschen oder Stornieren kann entweder direkt im Home-Bereich ausgeführt werden oder unter dem jeweiligen Prozess, unter der Voraussetzung, dass die oben genannten Bedingungen erfüllt sind.