Automatische Aktivitäten (Katalog)

Automatische Aktivitäten werden in Synapcus auf Basis vordefinierter Katalogdaten generiert.
Diese dienen der Standardisierung und Automatisierung von Prozessabläufen für unterschiedliche Haupt- und Teilprozesse.

Die Katalogdaten enthalten vordefinierte Parameter, mit denen jede zu generierende Aktivität beschrieben wird.
Zu diesen Parametern gehören:

sac_nr – fortlaufender Index der Aktivität im Katalog
sac_subject – Thema bzw. Bezeichnung der Aktivität
sac_type – Aktivitätstyp (z. B. "todo")
sac_date_delta – Verzögerung in Tagen bis zum Fälligkeitsdatum (relativ zum Startzeitpunkt)
sac_duration – geplante Dauer der Aktivität (in Stunden)
sac_body – Beschreibung der Tätigkeit bzw. Tätigkeiten

Beispiel für eine Katalog-Metadatenstruktur:

CODE

{
  "sac_nr": 1,
  "sac_subject": "Klärung der Aufgaben nach Vorgaben des Auftraggebers",
  "sac_type": "todo",
  "sac_date_delta": 0,
  "sac_duration": 4,
  "sac_body": "Klären der Aufgabenstellung auf Grundlage der Vorgaben oder der Bedarfsplanung des Auftraggebers"
}

Diese Metadaten werden von der automatischen Generierungslogik verarbeitet und in konkrete Aktivitäten (SACs) überführt, die der Arbeitsorganisation dienen.

Aktivitäten sind nicht für die direkte Verwendung in Angeboten, Rechnungen oder ähnlichen Dokumenten vorgesehen – dafür werden die zugehörigen Positionen genutzt.

Katalogansichten für Aktivitäten-Definitionen

Die beschriebenen Aktivitätsdefinitionen sind im Katalog über spezielle Ansichten zugänglich.
Beispiele hierfür sind:

HOAI-Teilleistungslisten – enthalten Katalogeinträge, die auf Basis der HOAI-Logik strukturiert sind.
Positions-Aktivitätenlisten – enthalten Katalogeinträge, die sich gezielt auf Positionen bzw. Arbeitspakete beziehen.

Diese Ansichten dienen als zentrale Quelle, aus der der Automatik-Generator die passenden Katalogeinträge auswählt, um daraus konkrete Aktivitäten zu erzeugen.
Dadurch ist gewährleistet, dass projekt- oder angebotsbezogene Arbeitsschritte immer auf einer einheitlichen, vordefinierten Basis erfolgen.

Details zu generierten Aktivitäten

Automatische Katalogaktivitäten können sowohl manuell als auch ereignisgesteuert erzeugt werden.
Die Generierung kann aus verschiedenen Kontexten erfolgen, z. B.:

aus einem Prozess (z. B. Projektstart, Abschluss, Freigabe)
aus einer Position oder einem Arbeitspaket
aus einem Workflow-Schritt

Die im Katalog definierten Felder (z. B. sac_subject, sac_type, sac_date_delta, sac_duration, sac_body) bilden die Basis für die neu angelegten Aktivitäten.
Darüber hinaus werden bei der Generierung automatisch weitere systemseitige Felder gefüllt:

1. Initiator

Der Initiator ist der Benutzer, unter dessen Namen die automatische Generierung ausgeführt wurde.
Dies kann z. B. der aktuell angemeldete Benutzer sein, der den Auslöser (Button, Prozessschritt) gestartet hat, oder ein Systembenutzer bei zeitgesteuerten/agentengesteuerten Prozessen.
Der Initiator wird in der Aktivität gespeichert und ist für die Nachvollziehbarkeit wichtig.

2. Empfänger

Die Empfänger sind alle Benutzer, die die Aktivität bearbeiten sollen.
Die Ermittlung der Empfängerliste kann einer festgelegten Logik folgen, um den Prozessablauf automatisch korrekt abzubilden.

Beispiel:

Wird eine Auto-Aktivität aus einer Position im Projekt generiert,
dann erhält sie automatisch alle Projektbeteiligten mit der Controlling-Kategorie der übergeordneten Position.
Hat die Position z. B. die Kategorie "Planung", so werden alle Beteiligten mit der Controlling-Kategorie „Planung“ in die Empfängerliste der generierten Aktivität übernommen.

Dynamische Empfängerverwaltung

Die Empfängerliste ist dynamisch und wird regelmäßig per Agent synchronisiert.
Ändert sich die Projektbeteiligung (z. B. neue Mitarbeiter in einer bestimmten Kategorie, Ausscheiden von Personen), werden diese Änderungen automatisch in alle relevanten Aktivitäten übernommen, ohne dass eine manuelle Nachpflege erforderlich ist.

💡 Vorteil:
Durch diese Logik wird sichergestellt, dass generierte Aktivitäten immer aktuell an die richtigen Personen adressiert sind und dass bei Änderungen im Projektteam keine manuellen Anpassungen an bereits bestehenden Aktivitäten notwendig sind.