100.40 Schulung für HR-Fachpersonal (Fortgeschrittene)

Ziele der Schulung 

Nach Abschluss der Schulung sind die Teilnehmenden in der Lage: 

• die zentralen HRM- und Zeitmanagement-Funktionen in Synapcus sicher anzuwenden 

• die Unternehmensstruktur und das Organigramm korrekt abzubilden und anzupassen 

• Kostenstellen korrekt zu strukturieren und Mitarbeitenden zuzuordnen 

• neue Mitarbeitende zu planen, zuzuordnen und zu aktivieren 

• Anstellungen (unbefristet, befristet, gekürzt, Folgeanstellungen) korrekt zu verwalten 

• Soll- und Ist-Konten (Monats- und Jahresblätter) zu verstehen und zu pflegen 

• Überstundenvergütung und -kappung korrekt anzuwenden 

• Abwesenheitsanträge und Urlaubskappungen regelkonform zu bearbeiten 

• Stundensätze anzulegen, anzupassen und mit Mitarbeitenden zu synchronisieren 

• Sonderfälle wie Mutterschutz und Elternzeit korrekt abzubilden 

• Mitarbeitende beim Unternehmens­austritt korrekt zu deaktivieren 

• sicher zwischen User-Ansichten und Firmenansichten zu wechseln 

• die Rechte- und Rollenlogik zu verstehen (wer sieht / editiert was) 

• Tipps & Tricks für den HR- und Admin-Alltag anzuwenden 

👥 Zielgruppe 

• Personalabteilung 

• IT-Administratoren / Synapcus-Administratoren 

Modulübersicht & Inhalte 

Modul 1: Unternehmensstruktur & Organigramm 

Inhalte: 

• Festlegung der Tiefe der Unternehmensstruktur in Synapcus 

• Abbildung des Organigramms im System 

• Bedeutung der Unternehmensstruktur für: 

• HR-Prozesse 

• Genehmigungsworkflows 

• Auswertungen & Controlling 

• Verantwortlichkeiten je Strukturebene 

• Zuordnung der Unternehmensstruktur zu Kostenstellen 

• Zuordnung von Mitarbeitenden zur Struktur 

• Strukturbezogene Diagramme: 

• Abwesenheiten 

• Mitarbeiterverfügbarkeit 

Modul 2: Kostenstellen 

Inhalte: 

• Abbildung der Kostenstellenstruktur in Synapcus 

• Pflichtfelder und deren Bedeutung 

• Sonderpositionen / Arbeitspakete für Kontierung 

• Zuordnung und Umordnung von Mitarbeitenden: 

• zu einer Kostenstelle 

• zu mehreren Kostenstellen 

• Zeiterfassung auf Kostenstellen für andere Mitarbeitende 

Gut-zu-wissen / Tricks: 

• Auswirkungen von Kostenstellenwechseln auf Auswertungen 

• Historisierung beachten (keine Rückwirkung ohne Prüfung) 

Modul 3: Leistungskatalog & Stundensätze 

Inhalte: 

• Aufbau des Leistungskatalogs 

• Abbildung von Stundensatzgruppen 

• Bedeutung von: 

• Projektrollen 

• Projektfunktionen 

• Zusammenhang Leistungskatalog ↔ Projektcontrolling 

• Bedeutung der Controlling-Kategorie 

• Pflege und Aktualisierung von Stundensätzen: 

• im Leistungskatalog 

• in Mitarbeiteranstellungen 

• Schlüssel zur Verknüpfung: 

• Leistungskatalognummer = Verknüpfungsschlüssel 

• Auswirkungen von Stundensatzänderungen auf: 

• laufende Projekte 

• Abrechnungen 

• Auswertungen 

• Notwendige Stammdaten 

Gut-zu-wissen / Tricks: 

• Stundensatzänderungen planen, nicht spontan ändern, nur am Wochenende durchführen, das System soll während  

• Projektbeteiligungen vor Anpassung prüfen 

⏸️ Pause 

Modul 4: Anstellungen & neue Mitarbeitende 

Inhalte: 

• Aufbau der Anstellungsdaten: 

• Vertrag 

• Organisationszugehörigkeit 

• Kostenstelle 

• Leistungskatalog & Stundensatzgruppe 

• Projektrollen & Funktionen 

• Wichtige Felder: 

• Beschäftigungsart 

• Arbeitswochenprofil 

• Vergütung (Monat / Stunde) 

• Stundenumfang 

• Vorgesetzter 

• Controlling-Kategorie 

• Soll-Werte vs. Ist-Werte 

• Monats- & Jahresblätter: 

• Bedeutung 

• automatische vs. manuelle Werte 

• Kürzung einer Anstellung 

• Mehrere Anstellungen innerhalb eines Jahres 

• Neue Anstellung durch Duplizierung 

• Mutterschutz & Elternzeit 

• Was darf nachträglich geändert werden – und was nicht? 

• Wann ist eine neue Anstellung notwendig? 

• Status: 

• geplant 

• aktiv 

• abgeschlossen 

• Darf man Anstellungen löschen? 

• Umgang mit versehentlich gelöschten Monats- / Jahresblättern 

• Verbindung zur digitalen Personalakte 

Gut-zu-wissen / Tricks: 

• Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet 

• Aktiv ≠ sichtbar für Abrechnung 

• Änderungen nur durch HR/Admin 

⏸️ Pause 

Modul 5: Zeiterfassung 

Inhalte: 

• Pflege von Feiertagen in den Stammdaten 

• Zeiterfassung für andere Mitarbeitende 

• Prüfung von Zeitnachweisen im Kalender 

• Erkennung unkontierter Zeitnachweise 

Modul 6: Abwesenheitsmanagement 

Inhalte: 

• Abwesenheitsanträge: 

• erstellen 

• ändern 

• stornieren 

• Genehmigungsworkflow 

• Prüfung von Überstunden vor Gleitzeitfreigabe 

• Kalender- & Gantt-Ansichten: 

• Vorteile 

• Filtermöglichkeiten 

• Urlaubs- & Krankheitssalden 

Tricks: 

• Dashboard-Schnellzugriff 

• Automatische Abzüge 

• User- vs. Firmenansicht 

• Rechteklarheit 

Modul 7: Abwesenheiten im Multisegment-Gantt 

Inhalte: 

• Aufbau & Darstellung 

• Filter (Team, Abteilung, Zeitraum) 

• Nachteile bei nachträglicher Erfassung 

• Vorteile gegenüber Liste & Kalender 

Tricks: 

• Farbcodierung 

• Teamkommunikation & Ressourcenplanung 

Modul 8: Jahres- & Monatsblätter (Soll-/Ist-Salden) 

Inhalte: 

• Aufbau & Logik 

• Verknüpfung mit Zeit, Abwesenheit & Überstunden 

• Kappung: 

• monatlich 

• jährlich 

• Nachträgliche Änderungen: 

• wann möglich 

• wie weit rückwirkend 

• Exporte (Excel / PDF) 

Tricks: 

• Filter 

• Teilzeitlogik 

• Kappungsgrenzen sichtbar machen 

Modul 9: Überstundenvergütung & -kappung 

Inhalte: 

• Berechnungslogik 

• Abgrenzung Gleitzeit / Überstunden 

• Freigabeprozesse 

• Automatische & manuelle monatliche Kappung 

Tricks: 

• Grenzwerte im Monatsblatt 

• HR-Reports 

Modul 10: Urlaubskappung 

Inhalte: 

• Systemlogik (Übertrag / Verfall) 

• Einstellungen in der Anstellung 

Tricks: 

• Dashboard-Kontrolle 

• Manuelle Anpassung 

• Erinnerungen 

Modul 11: Reiseplanung & Abrechnung 

Inhalte: 

• Reiseanträge 

• Reisekostenabrechnung 

• Genehmigungen 

• Projektkostenstellen 

Tricks: 

• Digitale Belege 

• Projektverknüpfung 

Modul 12: Digitale Personalakte 

Inhalte: 

• Struktur & Zugriff 

• Dokumentenmanagement 

• DSGVO 

Tricks: 

• Versionshistorie 

• Sichtbarkeitsrechte 

Modul 13: Personalkontrolling 

Inhalte: 

• Kennzahlen 

• User- vs. Firmenansicht 

• Berichte & Auswertungen 

Tricks: 

• Dashboards 

• Filter 

• Zugriffsrechte 

Modul 14: Rechte & Sichtbarkeiten 

Inhalte: 

• Rollen: User, Vorgesetzter, HR, Admin 

• Sicht- & Bearbeitungsrechte 

• Persönliche vs. Firmenweite Ansichten 

Tricks: 

• Rollenkombinationen 

• Rechteprüfer 

Methodik und Aufbau 

Zusatz: Schulungsunterlagen 

• Cheat-Sheet: „Wie erledige ich was in Synapcus“ 

• FAQ-Liste basierend auf häufigen Supportanfragen