Meine Arbeitsblätter

Zweck

Der Bereich „Meine Arbeitsblätter“ dient der Erfassung und Übersicht der persönlichen Arbeitszeiten eines Users im System Synapcus HRM. Er ermöglicht jedem Mitarbeiter einen transparenten Überblick über sein individuelles Arbeitszeitkonto und die monatlich erfassten Arbeitszeiten.

Unter Home → Meine Arbeitsblätter erhält der Benutzer eine konsolidierte Ansicht seiner Arbeitszeitdaten:

Aktuelles Arbeitszeitkonto
Zeigt den aktuellen Stand der geleisteten Arbeitsstunden im Verhältnis zu den Soll-Stunden.
Überstunden und Vorjahresübertrag
Enthält:
- Verbliebene Überstunden aus dem Vorjahr
- Übertrag aus vorherigen Anstellungen (wenn mehrere Beschäftigungsverhältnisse im selben Jahr bestanden)
Soll/Ist-Arbeitszeiten
- Monatlich: Gegenüberstellung der im Monat geleisteten Stunden zu den Soll-Stunden laut Vertrag
- Jährlich: Summierte Soll-/Ist-Stunden auf Jahresbasis

Automatische Erstellung der Arbeitsblätter

Die Arbeitsblätter werden automatisch durch das System generiert:

Zum 1. eines jeden Monats:
Es wird ein neues Monatsarbeitsblatt erstellt, das als Erfassungsgrundlage für die monatlichen Arbeitszeiten dient.
Zum Jahresbeginn:
Das System erstellt automatisch ein Jahresarbeitsblatt mit den aggregierten Werten aus den Monatsarbeitsblättern.

Diese Automatisierung sorgt für eine konsistente und lückenlose Zeiterfassung ohne manuelles Eingreifen des Users.

Zusammenfassung Arbeitszeit im laufenden Jahr/Intervall

Die Zusammenfassung Arbeitszeit im laufenden Jahr (oder Intervall) zeigt die Gesamtsalden eines Mitarbeiters über den gewählten Zeitraum (typischerweise das aktuelle Kalenderjahr).
Sie dient als aggregierte Übersicht über alle relevanten Arbeitszeitkomponenten wie Überstunden, Gleitzeiten und Auszahlungen, um eine transparente Darstellung des Arbeitszeitkontos zu gewährleisten.

Begriff	Bedeutung
Überstunden aus Vorzeit	Anzahl der Überstunden, die aus dem Vorjahr in das aktuelle Jahr übernommen wurden. Oder Übertrag aus vorherigen Anstellungen (wenn mehrere Beschäftigungsverhältnisse im selben Jahr bestanden) Diese Werte bilden den Startsaldo des laufenden Arbeitsjahres bzw Intervalles bei mehrere Anstellungen im Jahr.
Überstundenkappung Vorzeit/Vorjahr	Anzahl der Überstunden aus dem Vorjahr, die gemäß Unternehmensrichtlinien zu einem definierten Zeitpunkt z.B. 31. Januar gekürzt oder verfallen. Diese Kappung dient der Regelkonformität (z. B. maximale Übertragshöhe von 40 Std.).
Stundenkonto gesamt	Formel: = Überstunden aus Vorzeit − Überstundenkappung Vorzeit + Überstunden aus dem aktuellen Jahr Gibt den aktuellen Gesamtsaldo der Überstunden des Mitarbeiters im laufenden Jahr an.
Gleitstunden gesamt	Zeigt die Summe aller Gleitstunden im laufenden Jahr. Diese ergeben sich aus flexiblen Arbeitszeiten (z. B. Plus-/Minusstunden aus Gleitzeitregelungen).
Ausbezahlte Stunden gesamt	Gesamtanzahl der im laufenden Jahr ausbezahlten Überstunden. Wenn ein Mitarbeiter im selben Jahr mehrere Anstellungen oder Zeitintervalle hatte, wird die Auszahlung teilintervallbezogen berechnet.

Monatsblätter

Unter diesem Bereich bekommt der User den Überblick über seine Arbeitszeit als Soll-Ist Vergleich inklusive die Monatsberichte die als pdf oder Excel zum download zur Verfügung stehen. Die Monatsblätter werden automatisch vom System erstellt.

Zusammenfassung Monatsblatt

Monatssalden
Zeitnachweise : alle für den Monat erstellten Zeitnachweise inkl. Zuordnung an Unternehmensvorgänge
Monatsbericht : der tägliche Soll-Ist Stundenvergleich im Monat
Stundenaufzeichnung : Bericht für Finanzamt mit Start/End-Arbeitzeit, Pausenaufzeichnung, Arbeitstage, Urlaub usw. Kann nur für abgeschlossene Monate erstellt werden.
alle Monatsberichte können nack Excel oder PDF exportiert werden
synapcus_HOURSREC_SchulZwei_20200616.pdf

Begriff	Bedeutung
Start	Anfang des Monats oder der Anstellung wenn später als 1. des Monates.
End	Ende des Monats oder der Anstellung wenn früher als letzter Tag des Monates.
Soll-Std.	Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters Entspricht der vertraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit gemäß dem individuellen Arbeitszeitprofil des Mitarbeiters. Feiertage werden – abhängig von der jeweiligen regionalen Feiertagsregelung – bei der Berechnung automatisch berücksichtigt. Die Soll-Arbeitszeit wird in zwei Werten dargestellt: Bis zum aktuellen Tag: Berechnet die Soll-Stunden anteilig für den laufenden Monat bis zum heutigen Datum. Gesamtmonat: Zeigt die gesamten Soll-Stunden für den vollständigen Kalendermonat.
Ist-Std.	Die tatsächlich kontierte Stunden des Mitarbeiters im Monat.
Kappung	Monatliche Kappung Das System ermöglicht die manuelle Überstundenkappung auf Monatsebene seitens Personalabteilung. Dabei wird die Anzahl der im jeweiligen Monat gekürzten Überstunden ausgewiesen. Diese Funktion wird nur verwendet, wenn im Arbeits- oder Unternehmensvertrag ausdrücklich eine monatliche Kürzung von Überstunden vorgesehen ist.
Über-Std.	Überstunden im Monat Hier sind die Fristen für IST-Salden zu beachten.
Gleit-Std.	Gleitstunden erhalten im Monat
Bezahlt	Ausbezahlte Überstuden im Monat
Saldo	Saldo des laufenden Jahres Hier sind die Fristen für IST-Salden zu beachten.

Fristen für die Erstellung und Kontierung von Stunden und Abwesenheitsanträge

Nachträglich Kontierte Stunden / erstellten Abwesenheiten

Nachträglich kontierte Stunden, werden den IST Konten addier nur wenn diese auf aktuellen Monat oder Vormat sich beziehen. Der Regel gilt auch für die automatisch erstellten Zeitnachwiese aus Abwesenheitsanträgen, weshalb diese Anträge rechtzeitig erstellt und freigegeben werden müssen und nicht nachträglich.
Die Frist für die Erstellung und Freigabe von nachträglich erstellten Abwesenheiten ist max. den Vormonat.
Nachträglich kontierte Stunden für frühere Monate als Vormonat werden nicht mehr den Ist-Konten addiert; Für die Übernahme der nachträglich kontierten Stunden in IST Salden müssen Sie ihre Personalabteilung kontaktieren.

Jahresblätter

Unter diesem Bereich bekommt der User den Überblick über seine Arbeitszeit, auf Jahresebene, über alle Jahre seiner Anstellung.

Begriff	Bedeutung
Std. Konto	Aktuelle tatsächliche Überstunden oder Fehlstunden des Mitarbeiters im Vergleich zu seinem eigenen Soll-Arbeitsprofill.
Ausbezahlte Std.	Die Anzahl der Überstunden, die der Mitarbeiter im laufenden Jahr bisher ausbezahlt bekommen hat.
AT	Bemessung in Arbeitstage
Soll-Url. (AT)	Soll Urlaub als Arbeitstage = Anzahl der vorgesehenen Urlaubstage gemäß Arbeitsvertrag im jeweiligen Jahr oder Intervall, wenn dieser kürzer als ein Jahr ist.
Vor-Resturlaub (AT)	Rest Urlaubstage aus Vorjahr oder -Intervall.
Url-Kappung	Urlaub-Kappung des Vorjahres.
Gesamturlaub	= Jahresurlaub + VorRestUrlaub
Verbrachte Urlaubstage	Anzahl geplanter Urlaubstage im laufenden Jahr
Resturlaub	= Gesamturlaub - Verbrachte Urlaubstage
KKH	Krankentage im Jahr oder Intervall
Gleiten	Gleittage im Jahr oder Intervall

Beispiel Report:

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