Benutzerverwaltung

Als Administrator in Synapcus sind Sie für die Verwaltung von Benutzern verantwortlich. Dazu gehören Aufgaben wie das Erstellen, Bearbeiten oder Deaktivieren von Benutzern, das Zurücksetzen von Kennwörtern, das Erteilen von Berechtigungen und die Konfiguration des Datenzugriffs.

Info: Synapcus-Benutzer

Ein Synapcus-Benutzer ist jede Person, die über ein Synapcus-Konto verfügt und sich in der Synapcus-Software anmelden kann. Dies umfasst interne und externe Mitarbeiter, wie Projektleiter, Projektmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Controller, Manager, IT-Spezialisten sowie externe Partner, die auf bestimmte Projektdaten zugreifen müssen.

Jeder Benutzer in Synapcus verfügt über ein Benutzerkonto, das den Benutzer identifiziert und die Zugriffsrechte auf Funktionen und Datensätze festlegt.

Neuen Benutzer anlegen

Bevor ein Benutzer Zugriff erhält, müssen dessen Kontaktdaten im System hinterlegt werden, einschließlich Name, Vorname, Organisation und E-Mailadresse. Weitere Informationen zum Anlegen von Kontakten finden Sie im entsprechenden Abschnitt.

Info: Interne Mitarbeiter

Es gibt einen Unterschied zwischen internen und externen Benutzern. Wenn es sich um einen internen Mitarbeiter handelt, müssen zusätzlich die Anstellungsbedingungen im System erfasst werden, befor der Benutzer im System freigeschaltet wird.

Schritte zum Aktivieren eines neuen Benutzers:

1. Öffnen Sie das Mitarbeiter- oder Benutzerdokument im System.

2. Navigieren Sie zur Registerkarte "Sonstige" und wählen Sie die Lasche "Besitzer und Zugang".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zugang aktivieren". (Diese Option ist nur im Bearbeitungsmodus und für Benutzer mit Administratorrechten sichtbar).

4. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit Zugangsdaten, die für die nächsten 72 Stunden gültig sind. Diese E-Mail enthält das vorübergehende Passwort, das vom System zugewiesen wurde.

Erstes Login und Passwortänderung

Nach dem ersten Login mit dem vorübergehenden Passwort muss der Benutzer sein Passwort ändern, um die Sicherheit seines Kontos zu gewährleisten.

Hinweis: Administratoren können die Benutzerkonten und Zugriffsrechte im System verwalten und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Funktionen und Daten zugreifen können.

Einzelne Benutzer deaktivieren

In Synapcus stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, einen Benutzer zu deaktivieren: Einzelne Benutzer können direkt unter dem Mitarbeiterdokument deaktiviert werden.

Schritt 1: Auswahl des Mitarbeiters oder Externen Benutzers

1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu "Adressbuch" oder "Unternehmen".

2. Wählen Sie die Ansicht "Mitarbeiter", wenn Sie einen Mitarbeiter deaktivieren möchten, oder "Alle Kontakte", wenn Sie einen externen Benutzer deaktivieren möchten.

3. Geben Sie im Feld "Schnellsuche" den Namen des zu deaktivierenden Benutzers ein und wählen Sie ihn aus, um das Mitarbeiterdokument zu öffnen.

Hinweis: Bevor Sie den Benutzer deaktivieren, stellen Sie sicher, dass seine Anstellung mit dem Austrittsdatum gekürzt wurde.

Schritt 2: Öffnen des Mitarbeiterdokuments oder Benutzersdokuments

1. Im geöffneten Mitarbeiterdokument gehen Sie zur Registerkarte "Sonstige".

2. Wählen Sie die Lasche "Besitzer und Zugang".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zugang deaktivieren". Diese Option ist nur im Bearbeitungsmodus und für Benutzer mit Administratorrechten sichtbar.

Hinweis: Nach der Zugang-Deaktivierung hat der Benutzer keinen Zugriff mehr auf das Synapcus-System.

Schritt 3: Mitarbeiter als Kontakt aus dem Unternehmen deaktivieren

Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, muss auch der Kontakt aus dem Unternehmen deaktiviert werden oder einem anderen Unternehmen zugeordnet werden, um sicherzustellen, dass diese Person nicht mehr in den Statistiken des Unternehmens erscheint.

1. Klicken Sie im oberen Menü des Kontakts auf den Button "Kontakt deaktivieren".

2. Wählen Sie einen Grund aus, warum der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

3. Der Mitarbeiter verschwindet aus der Mitarbeiterliste und ist nur unter der Ansicht "Deaktivierte Kontakte" zu finden.

Auswirkungen der Kontakt-Deaktivierung

Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, werden folgende Aktionen durchgeführt:

• Der Mitarbeiter wird über die Deaktivierung informiert.

• Die aktuellen Projektbeteiligungen des Benutzers werden mit dem Deaktivierungsdatum verkürzt.

• Die Anstellung wird mit dem Deaktivierungsdatum gekürzt, sofern dies nicht bereits im Voraus von der Personalabteilung erledigt wurde.

• Der Benutzer hat nach der Deaktivierung keinen Zugriff mehr auf das Synapcus-System.

• Der Mitarbeiter taucht in den Statistiken des Unternehmens nicht mehr auf.

Mehrere Benutzer deaktivieren

Für die Deaktivierung mehrerer Benutzer auf einmal stehen spezielle Funktionen zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator oder die Supportabteilung für weitere Anweisungen.

Hinweis: Die Deaktivierung von Benutzern sollte mit Vorsicht erfolgen und nur dann durchgeführt werden, wenn der Benutzer tatsächlich keine Zugriffsrechte mehr benötigt. Es ist ratsam, die Auswirkungen im Vorfeld zu prüfen, insbesondere in Bezug auf laufende Projekte und Arbeitsverhältnisse.