100.06 Kick-Off Schulung für Planer (Teil 2)

Weiterarbeit am Projekt nach Abschluss der Opportunität

Nachdem im Teil 1 (Modul 100.05) erfolgreich eine Opportunität samt Leistungsbild angelegt und als Projekt (gewonnen) abgeschlossen wurde, können Sie sich nun auf das “Projekt” konzentrieren. Wichtige Aspekte:

Obwohl die Opportunität abgeschlossen ist, bleibt sie dem Projekt als kaufmännische Perspektive weiterhin verfügbar.
Kunden- und Lieferanteninteraktionen werden weiterhin über die ”Opportunität” gesteuert, während die tatsächliche Projektsteuerung über das “Projekt” erfolgt.
Übernahme von Positionen:
- Typischerweise werden alle (oder Teile davon) der Positionen aus der Opportunität ins Projekt übernommen und in Arbeitspakete konvertiert.
- Auf Arbeitspaketen können Ist-Aufwände, wie beispielsweise Zeitkontierungen, erfasst werden.
Steuerung der Arbeitspakete:
- Die Arbeitspakete werden von den Projektleitern verwaltet.
- Ein wichtiger Parameter, der hier regelmäßig eingepflegt werden muss, ist der Leistungsstand des Arbeitspakets.

Folgende Schritte leiten Sie durch die Erfassung und Vervollständigung des Projekts. Hier erfolgt auch der Übergang von der Planung zur Projektsteuerung:

1. Projektmaske öffnen

Projektmaske über die Opportunität öffnen, Button oben in der Toolbar verwenden.
Alternativ kann die Maske aus der Projektübersicht unter "Projekte" geöffnet werden.

2. Projektinformationen eintragen

Projektart (*), Projektgruppe und weitere Pflichtfelder ausfüllen.
Zielbeschreibung eingeben, Textbausteine können bei Bedarf verwendet werden.
Projektmaske speichern, um die Eingaben abzuschließen.

3. Leistungsbild übernehmen

Leistungsbild aus der Opportunität übernehmen.
Unter Positionen werden automatisch die Positionen angezeigt, die beauftragt wurden oder an denen konkret gearbeitet wird.

4. Positionen bearbeiten

Mit "Hinzufügen" können bestehende Positionen zum Projekt hinzugefügt werden.
Neue Positionen, die nicht in der Opportunität vorhanden sind, können über den Button "Neu" erstellt werden:
- Einzelpositionen oder Positionsgruppen (z. B. HOAI) sind möglich.
Diese Optionen sind auch in der Opportunität verfügbar (außer "Hinzufügen").

5. NN-Kontingente generieren (falls zutreffend)

Checkbox "NN-Beteiligungen generieren" aktivieren, falls die Projektplanung über NN-Kontingente erfolgt.
Automatisch wird ein NN-Kontingent unter Personen angelegt.
Das NN-Kontingent kann mit realen Personen (eine oder mehrere) belegt werden, wodurch benannte Beteiligungen entstehen.

6. Positionen entfernen oder löschen

Eine Position, die noch kein Arbeitspaket ist, kann durch "Entfernen" aus dem Projekt ausgeschlossen werden.
Mit "Löschen" wird eine Position vollständig aus dem System entfernt.

7. NN-Kontingent mit Personen belegen

Unter Personen auf ein NN-Kontingent klicken, dieses öffnen und in Bearbeitung setzen.
Mit dem Button "Mitarbeiter zuordnen" können eine oder mehrere Personen dem Kontingent zugeordnet werden.
Das NN-Kontingent wird durch eine echte Beteiligung ersetzt.

8. Positionen aktivieren (Projektsteuerung)

Übernommene Positionen in Arbeitspakete umwandeln.
Arbeitspakete stehen anderen Modulen wie Zeiterfassung, Controlling und Reporting zur Verfügung.
Arbeitspakete können nicht mehr gelöscht werden, da sie mit weiteren Entitäten verknüpft sind.

9. Aktivitäten verwalten

Neben dem klassischen Wasserfall-Modell steht auch die Nutzung von agilen Methoden und Lean-Ansätzen zur Verfügung.
Lean-Construction:
- Dieser Ansatz minimiert Verschwendung und optimiert Ressourcen.
- Aktivitäten können nach den Prinzipien von Lean geplant werden, um eine kontinuierliche Verbesserung der Abläufe zu gewährleisten.
- Fokus liegt auf der Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten, auch über Unternehmensgrenzen hinaus.
Scrum:
- Projekte können in kurzen, iterativen Sprints durchgeführt werden.
- Aufgaben und Fortschritte werden über Aktivitäten organisiert, was eine schnelle Anpassung an Änderungen ermöglicht.
- Scrum erleichtert es, auch nicht direkt beteiligte Personen in klar abgegrenzten Rollen am Projekt teilhaben zu lassen.
Agiles Projektmanagement:
- Flexibel gestaltete Aktivitäten ermöglichen eine dynamische Steuerung des Projekts.
- Durch Aktivitäten können kleinere, spezifische Arbeitspakete für das Team erstellt werden.
- Ideal für Projekte, die schnelles Feedback und häufige Anpassungen erfordern.
Vorteile:
- Die Aktivitäten lassen sich modular organisieren, was sowohl eine detaillierte Steuerung als auch eine übergreifende Koordination ermöglicht.
- Nicht direkt beteiligte Personen können auf Aktivitäten beschränkt teilnehmen, ohne auf die gesamte Projektstruktur zugreifen zu müssen.

10. Gantt-Diagramm verwenden

Über "Gantt/Projekt, Positionen, Beteiligungen" das grafische Tool öffnen.
Projekt in Bearbeitung setzen, um Beteiligungen zu verlängern, zu verkürzen oder neue hinzuzufügen.

11. Weitere grafische Tools

Gantt/Abwesenheiten: Zeigt grafisch, welche Projektbeteiligten während der Projektlaufzeit abwesend sind (z. B. Reisen, Urlaub, Krankheit).
Aktivitäten-Vorschau: Zeigt chronologisch die "Lean"-Aktivitäten, die in der Vorschau angesehen oder bearbeitet werden können.

Fazit

In dieser Schulung haben wir gelernt:

Wie man ein Projekt aus einer Opportunität erstellt und relevante Projektdaten erfasst.
Wie Positionen hinzugefügt, bearbeitet oder neu erstellt werden können, um ein Projekt flexibel zu gestalten.
Wie NN-Kontingente generiert und mit realen Personen belegt werden.
Wie Arbeitspakete aktiviert und für andere Module wie Zeiterfassung oder Controlling bereitgestellt werden.
Wie mit klassischen und modernen Methoden (Lean, Scrum, Agile) Aktivitäten zur Projektsteuerung eingesetzt werden können.
Wie grafische Tools wie das Gantt-Diagramm oder Abwesenheitsübersichten zur interaktiven Projektsteuerung genutzt werden können.

Weitere Instrumente wie Controlling und Reporting werden in separaten Modulen behandelt, um eine umfassende Projektsteuerung zu ermöglichen.